01 ADMINISTRATEUR/RICE DE BASE

OFFRE DE POSTE : ADMINISTRATEUR/RICE DE BASE

Objectif global

Sous la responsabilité du coordinateur de Terrain et dans le respect du cadre défini par le/la Coordinateur/trice Administratif et Financier et en collaboration avec le reste de l’équipe PUI, il/elle est responsable du bon fonctionnement de la base de Fada sur les plans administratifs, financiers et RH.

Responsabilités et champs d’actions

L’Administrateur/rice de base est responsable, sous la supervision du Responsable de Base de la gestion financière, comptable, administrative et RH quotidienne de la base de Fada
? Gestion Financière et Comptable
? Gestion des Ressources Humaines
Objectifs spécifiques et activités associées
1. Assure la bonne gestion financière et comptable
a. Assure le respect des procédures financières sur la base de Fada selon le manuel des procédures administratives et financières

b. Gestion de la comptabilité

? Tenue de la caisse et des journaux
? Paiement et suivi des perdiems et des frais de vie
? Gestion des avances professionnelles :
? Numérotation, codification et classement quotidien des pièces comptables
? Envoi toutes les deux semaines au Coordinateur de Zone les mains courantes à jour

c. Gestion de la clôture comptable

? Effectue la clôture mensuelle de la comptabilité de la base
? Effectue les copies des pièces comptables et transmet les originaux à la coordination avant le 5 du mois
? Garantit un archivage clair et structuré des pièces comptables.
? Envoie un pack comptable mensuel avec :
o IPC scannés et signés
o Main courante
o Liste des fournisseurs ajoutés à la main courante
o Eléments constituant les dossiers administratifs (demande de congés, justificatifs…)
o Tableau de suivi des avances et justification du solde des avances

d. Gestion des finances

? En collaboration avec la Coordination, suit l’état de la trésorerie de la base et effectue les demandes d’approvisionnement appropriées, en tenant compte des contraintes et délais d’approvisionnement
? Met à jour les prévisionnels de dépenses de sa base 2 fois par mois, et les transmet au responsable de base.
? S’assure de disposer du budget de la mission et du suivi Budgétaire à jour

e. Envoi mensuel d’un rapport financier/RH au Coordinateur de zone, qui comprend

? Le solde de ses caisses/banque
? Les avances ouvertes avec justification
? La situation du paiement des primes des CSCOM
? Le nombre de personnes évacuées par mois
? La liste des pièces manquantes
? Les différents approvisionnements cash terrain
? Les congés pris sur sa base
? Tout événement RH survenant sur sa base
? Tout autre élément jugé nécessaire
2. Assure la bonne gestion des ressources humaines

a. Gestion des contrats

? Fait signer les contrats de travail, les profils de poste et les transmet à l’Inspection du travail pour signature
? Prévient le supérieur hiérarchique un mois avant la fin d’un contrat.

b. BDD RH et gestion des employés

? Envoie chaque mois au coordinateur de zone avant le 20 du mois l’état des acomptes sur salaires, et le suivi des congés et absences des salariés de sa base
? Imprime, et fait signer les bulletins de salaire et les transmet à la coordination en même temps que les pièces comptables
? Actualise le fichier de suivi des congés du personnel de sa base
? Classe et met à jour les dossiers RH de sa base par employé en respectant la liste des éléments administratifs nécessaires dans un dossier du personnel (CV, copie d’extrait d’acte de naissance, contrat de travail…)
? Garde une copie de chaque élément administratif sur sa base, et envoie l’original à la coordination
? Scanne l’ensemble des dossiers administratifs des employés, les enregistrent et les classent dans un disque dur externe
? Archive les dossiers des employés ayant quitté la mission

c. Taxes et aspects légaux

? S’assure de la bonne diffusion du Règlement intérieur sur sa base
? Régularise et inscrit le personnel aux autorités compétentes
? Prépare les cotisations sociales mensuelles
? Suit les questions relatives aux taxes et impôts

d. Administration et archivage

? Réceptionne et archive les courriers reçus sur la base.
? Effectue la veille juridique et le suivi de l’évolution des obligations légales de l’ONG vis-à-vis des administrations maliennes.
? Archive les documents comptables, administratifs et logistiques (numériques et papier) de la base

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

COMPOSITION DU DOSSIER
Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :

– une lettre de motivation et
– un CV en français
– Le CNIB
– Copie des diplômes
– Contacts de deux personnes référence

LIEU DE DEPOT

Au bureau Première Urgence Internationale/Burkina Faso , quartier de Zogona, rue 13.26 (ex secteur 13) – En face ARISTHON LOCATION ou
Au Bureau Première Urgence Internationale/Burkina Faso , à Fada N’gourma, Secteur 6-Nord ; ou encore
A l’adresse e-mail : [email protected] au plus tard le dimanche 06 décembre 2020 à 17H00.

NB :
– Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « PUI – recrutement BFA » avec intitulé du poste auquel vous postulez. Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

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