COORDINATEUR NATIONAL DES OPERATIONS

TITRE DU POSTE : COORDINATEUR NATIONAL DES OPERATIONS

RECRUTEUR : MERCY CORPS

Lieu du travail : Ouagadougou, Burkina Faso

Catégorie du poste : CDD (12 mois renouvelables)

Nombre de Place : 1

RESUME DU PROGRAMME :

Mercy Corps est une ONG internationale humanitaire et de développement dont la mission est d’alléger la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés sécurisées et productives dans le monde. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.

Mercy Corps est présente au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Niger, Mali, Burkina Faso et au Nigeria. Dans ces pays, Mercy Corps intervient prioritairement dans les domaines de la résilience, sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. A travers ces programmes, Mercy Corps vise à stimuler les opportunités économiques, à catalyser les systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à stimuler les économies locales et à rompre le cycle de l’insécurité alimentaire et hydrique tout en répondant aux besoins immédiats, moyens et long terme des populations. Le travail de Mercy Corps contribue à promouvoir la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement inclusif, équitable et durable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Burkina Faso, Mercy Corps est opérationnelle depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement, les partenaires nationaux et internationaux et les communautés du Burkina pour contribuer au développement socio-économique et durable du pays. Elle intervient dans le domaine de la promotion de la résilience des communautés dans la lutte contre la faim, de l’entreprenariat et l’employabilité des jeunes, la promotion de la cohésion sociale et la promotion de la collaboration, l’apprentissage et l’adaptation des approches entre les partenaires de mise en œuvre des programmes et projets financés par l’USAID. Mercy Corps intervient dans les localités de Ouagadougou, Kaya, Fada, Po et Gaoua

RESUME DU POSTE :

Sous la supervision Technique du Responsable des Operations and Security du Niger et Burkina Faso, le Coordinateur National des Operations est responsable d’assurer le bon fonctionnement de tous les services de support relevant du département des opérations et de la sécurité. Il/elle s’assurera que tous les systèmes en lien avec la gestion logistique, des achats, de la flotte, des entrepôts et de la gestion sécuritaire soient en place. Il/elle veille à l’adhésion de tout le staff et au respect des procédures et politiques des achats et de la gestion des actifs, de la flotte et des entrepôts de Mercy Corps. Il/elle s’assure que les programmes et tous les autres départements bénéficie du support opérationnel qui permet une mise en œuvre efficiente et efficace des projets. Il/elle veillera à ce que les activités des programmes de Mercy Corps soient mises en œuvre conformément aux plans de travail et les normes de conformité et de qualité requises à travers un appui opérationnel approprié et à temps opportun. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe opérationnelle d’appui du Niger afin d’assurer la mise en œuvre intégrale des politiques et procédures standards de Mercy Corps et les adapter aux besoins du contexte du Burkina Faso. Il/elle veillera au suivi du contexte sécuritaire du pays et mettra en place avec l’appui technique du Responsable de la sécurité du Niger et Burkina, un mécanisme efficace de gestion sécuritaire qui est à la fois proactif, préventif et réactif. Il/elle joue un rôle essentiel dans le renforcement des capacités de l’équipe opérationnelle du pays. Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et efficiente des ressources de l’organisation—met en place un mécanisme de gestion qui réduit le risque des fraudes

RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :

Gestion Sécuritaire

  • Le Coordinateur National des Operations agit comme le Point Focal Sécuritaire et joue un rôle essentiel dans le cadre de la sureté et la sécurisation du personnel, l’image, la réputation et toutes les ressources de Mercy Corps au Burkina Faso
  • Assure une analyse quotidienne du contexte sécuritaire du pays et développe une stratégie de prévention et réponse adaptée à la dynamique du contexte sécuritaire.
  • Définir et renforcer la stratégie d’acceptance de Mercy Corps dans toutes les zones d’intervention
  • Définir les règles de gestion quotidienne de la sécurité qui répondent aux besoins de protection du staff et aux exigences des programmatiques.
  • Donne des conseils de sécurité au personnel de Mercy Corps Niger au quotidien. S’assurer que les plans de gestion de la sécurité soient régulièrement mis à jour, et que tout le staff s’en approprie.
  • Il/elle veille au respecte scrupuleux des politiques, procédures et règles sécuritaires en place • Il/elle participe aux réunions de coordination hebdomadaires au cours desquelles il/elle partage les mises à jour sur le contexte sécuritaire du pays
  • Il/elle gère tous les incidents sécuritaires et fait partit de l’équipe nationale de gestion des risques.
  • Il/elle participe aux réunions externes de groupe de travail ou plateforme des ONG sur la gestion sécuritaire
  • Il/elle veille à ce que tous les nouveaux staff et visiteurs reçoivent les briefings sécuritaires appropriés.
  • Il/elle visite régulièrement les bureaux de terrain pour apporter un appui aux équipes de terrain et pour effectuer des évaluations sécuritaires des localités d’intervention de Mercy Corps si nécessaire
  • Il/elle appui les équipes terrain à développer les plans de contingences partout où cela serait nécessaire
  • Il/elle est responsable du suivi et de la gestion efficiente de tous les équipements de communication sécuritaires (Turaya, poket buddy, radio…).
  • Il/elle gère le contrat du service de gardiennage
  • Il/elle contribue au rapportage trimestriel de gestion sécuritaire

Gestion Logistique et des achats

  • Il/elle sera responsable du bon fonctionnement des services logistique et achats—s’assure que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière d’achat et logistique sont comprises et en assure une pleine adhésion de tout le staff.
  • Il/elle veille au respect de la conformité aux règles des bailleurs et la législation location. S’assure que toutes les activités logistiques et achats à entreprendre s’alignent avec les politiques de Mercy Corps et respectent les règles des bailleurs et celles du gouvernement.
  • Il/elle s’assure que les demandes d’achats et d’autres services logistiques soient traités dans les délais requis et acceptables
  • Facilite l’acquisition des exonérations fiscales et douanières dans le temps requis. Veille à ce que toute l’équipe d’achat comprend La production des Dossiers d’Appels d’Offre et revue des contrats d’achat sont faites à temps ;
  • Appui les équipes programme a développer les Plans d’achat et d’en assurer le suivi S’assure que les rapports hebdomadaires et mensuels des achats soient préparés et transmis à temps
  • Il/elle est responsable d’identification des besoins et le développement/élaboration et le suivi de tous les contrats cadres
  • Il/elle supervise le processus des appels d’offres et ou appels à proposition de sorte que le processus se fasse dans le respect des principes de base qui régissent la procédure de passation des marchés de Mercy Corps
  • Assure la revue des dossiers d’achat pour une meilleure conformité aux procédures internes
  • Il/elle est responsable de la gestion des contrats et du partenariat avec les fournisseurs
  • Il/elle contribue à la mise en place de toute politique ou SOP nécessaire au contexte du BF et qui est conforme à la politique globale de gestion des achats
  • Il/elle veille à la mise en place et suivi de la base des données des fournisseurs et prestataires de services et assure la documentation de leurs documentations d’éligibilité administrative

Gestion de la flotte

  • S’assure que toutes les activités liées à la gestion de la flotte soient menées conformément aux procédures et politiques globales et locales de gestion de transport de Mercy Corps.
  • Il/elle est responsable de la mise en application de la politique locale de gestion de la flotte de Mercy Corps au Burkina Faso
  • Il/elle veille à l’utilisation efficiente, responsable et rationnelle du parc auto de Mercy Corps Burkina y compris les véhicules, les motos et générateurs.
  • Il/elle vérifie et contrôle la consommation de carburant du parc auto et des générateurs et veille au rapportage sur cette consommation.
  • Il/elle met en place un mécanisme de contrôle et de suivi maintenance et de réparation du parc auto.
  • Il/elle assure la mise en place et le suivi d’un contrat cadre pour la maintenance et réparation du parc auto
  • Il/elle veille a ce que les véhicules et motos soient assurés

Gestion d’entrepôt

  • Il/elle est responsable de la mise en application de la politique de gestion des entrepôts de Mercy Corps
  • Il/elle renforce la capacité de l’équipe sur la gestion des stocks et entrepôts
  • Il/elle met en place un mécanisme de gestion efficace des entrepôts y compris les outils nécessaires pour le suivi
  • Il/elle vérifie et s’assure d’une bonne gestion du stock de fonctionnement du bureau (fournitures et consommables du bureau et produits de pause-café et d’hygiène) — s’assure que les rapports de gestions des magasins produits dans le temps (sur base mensuelle)
  • Il/elle est responsable de la mise en place et le suivi de tous les outils requis pour assurer une gestion transparente des entrepôts et stock de fonctionnement du bureau
  • Il/elle veille à ce que tous les documents de gestion des entrepôts soient archivés
  • Il/elle veille a ce que les portes et fenêtres et les biens dans les entrepôts soient sécurisés

Gestion des Assets

  • Il/elle joue le rôle de garant de la mise en application correcte de la politique de gestion des assets et de l’utilisation rationnelle, responsable et optimale des assets de l’organisation.
  • Il/elle s’assurer que tous les documents et outils de gestion des assets sont mis à la disposition du staff en charge de la gestion des actifs et s’assure que le staff s’en approprient.
  • Il/elle veille à la mise à jour systématique de la base de données des assets.
  • Il/elle s’assure que tous les assets soient identifiables selon le mode d’étiquetage des assets de Mercy Corps.
  • Il/elle veille à ce que les documents d’achat, de mouvement et de disposition des assets soient bien archivés.
  • Il/elle veillera au rapportage mensuel sur la gestion des assets et s’assurera que les inventaires physiques et périodiques soient conduits pour un meilleur contrôle et suivi des assets.
  • Il/elle est responsable du rapportage sur les assets en fin d’année fiscale ou pendant la clôture des projets.
  • Il veille à l’application de la politique de perte et d’endommagement des assets.
  • Il/elle facilite tout processus de donation, transfère et de ventes aux enchères des assets et s’assure de la bonne tenue des documents y afférents.
  • Il/elle appui et coordonne avec les responsable Log terrain pour assurer un meilleur suivi de mouvement et gestion des assets.
  • Il/elle renforce la capacité du staff sur le cycle de vie de gestion des actifs et sur toutes autres thématiques relevant de la gestion des assets.

Technologies de l’Information et de la Communication

  • Il/elle facilite la mie en place d’une infrastructure ICT capable de répondre aux besoins des équipes.
  • Il/elle est responsable d’établir et de gérer le contrat de fourniture de service d’internet.
  • Il/elle veille au suivi et maintenance des équipements informatiques et de communication.
  • Il/elle veille à l’utilisation rationnelle et responsable de toutes les ressources ICT de Mercy Corps Burkina Faso et veille à ce que le staff adhère aux politiques de gestion des ressources ICT.
  • Il/elle s’assure que le rapportage sur tous l’équipement informatique soit dans les délais

Archivage des dossiers

  • Le Coordinateur des Operations veillera à ce que tous les dossiers en rapport avec ses fonctions soient archivés selon la politique d’archivage de Mercy Corps.
  • Il/elle veille au suivi d’archivage systématique et ordonné de tous les dossiers et documents issus des différents services que compose le département des opérations – a noter que les dossiers doivent toujours être mis à jour, organisés, clairement marqués, et doivent être au complet avant de les classer.
  • Il/elle veille à ce que tous les documents de livraison et expédition, autre documentation fournie aux opérations, y compris ceux reçus des sièges de Mercy Corps et d’autres, soient classés par biens et par expéditeur —Les rapports d’entrepôt (y compris la réception, le dispaches, documentation d’expédition interne (waybills), et des informations concernant les fournisseurs et prestataires, autres équipements), doivent être systématiquement produits et classés sur base mensuelle.
  • Il/elle s’assure que les manuels, la documentation y compris les politiques et memos, reçus, bons de livraison, des documents d’expédition, et d’autres informations critiques telles que les mots de passe ou programmation doivent être bien classés et facilement accessibles.

Appui Administratif

  • Il/Elle appui l’équipe administrative dans le suivi de certains contrats de services notamment le contrat du service d’internet et celui du service de gardiennage.
  • Il/elle veillera au bon maintien et réparation des bureaux et domiciles des expatriés.
  • Il/elle facilite/diligente l’achat des équipements pour le bureau et les domiciles des expatriés.
  • Il/elle appui l’équipe admin dans la recherche de nouvelles maisons et bureaux.
  • Il/elle s’assure de la gestion des installations, résidences, la gestion de la Technologie de l’information et de la communication

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES:

  • Avoir un diplôme d’Etudes Supérieures dans le domaine du Transport et de la gestion Logistiques ou dans le domaine équivalent
  • Prête une grande attention aux détails et dispose d’une capacité d’effectuer plusieurs taches à la fois
  • Connaissance des systems de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout
  • Démontrer un comportement d’éthique et travail exemplaire
  • Avoir une expérience d’au moins 05 ans dans la gestion logistique, Chaine de fourniture, ou gestion des achats, comptabilité, économie, ou équivalent.
  • Avoir au moins 3 ans d’expériences de travail avec des ONG internationales
  • Avoir une expérience solide dans la supervisions d’équipe et être capable de travailler efficacement avec une équipe mixe, variée et multiculturelle et une adaptabilité aux circonstances imprévues, est requise ;
  • Disposer d’une expérience d’au moins 2 ans dans la gestion sécuritaire et comprendre le contexte sécuritaire au Sahel et celui du Burkina Faso
  • Avoir une excellente capacité de négociation, représentation et de travail avec les partenaires externes
  • Avoir une très bonne maitrise et commande du français et un niveau avancé en anglais est obligatoire ;
  • Possède des compétences solides en informatique surtout dans les applications MS Office ;
  • Avoir une attention particulière au détail, la capacité de suivre et de suivi des procédures, respect des délais et de travailler de façon autonome, est essentiel ;
  • Avoir la capacité de résoudre des problèmes de façon autonome et spontanée sans supervision directe.
  • La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Burkina et celui du Sahel serait d’un grand atout

Rapporte directement au : Directeur des Operations Niger et Burkina Faso

Responsabilité de supervision directe : Elle/il supervise toute les équipes d’achat, de la logistique), d’IT et de la sécurité

Travail directement avec : les Deputy Chief of Party, les responsables des départements de finances, RH/Admin et les Gestionnaires de Projets (PM)

FACTEURS DE SUCCES :

La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des tâches multiples tout en respectant les délais. Etre capable de travailler avec autonomie et moins de supervision. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficientes et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

DEPOT DE CANDIDATURE :

Mercy Corps vous invite à participer au recrutement pour ce poste, et ce, en déposant vos dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, fournir obligatoirement 3 Références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents).

Veuillez mentionnez le titre du poste pour lequel vous postulez et adressez votre demande d’emploi au Représentant Résident, Mercy Corps Niger.

Les dossiers doivent être envoyés uniquement en ligne à travers le système de recrutement en ligne de Mercy Corps Niger via l’adresse suivante :

https://mercycorpsniger.recruiterbox.com/jobs/fk0uxke?cjb_hash=O_VMYA82&apply_now=true

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Cette invitation ne constitue nullement un engagement de la part de Mercy Corps pour un emploi.

Tout dossier déposé ne sera plus retourné au Candidat.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés

Mercy Corps se réserve le droit de rejeter une partie ou l’ensemble des offres reçues.

DATE LIMITE DE DEPOT : le Vendredi 26 Février 2021

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