01 CHARGE DES OPERATIONS

TITRE : CHARGE DES OPERATIONS

RECRUTEUR : INTERPEACE

Reporte à : Responsable Administratif et Financier, Abidjan

Direction: Global Operations

Lieu d’Affectation : Ouagadougou, Burkina Faso

Modalités de travail : A temps plein

Durée du Contrat : Un an renouvelable en fonction de la disponibilité des financements.

CONTEXTE

Interpeace est une organisation internationale pour la consolidation de la paix qui renforce la capacité des sociétés à gérer elles-mêmes les conflits de manière durable et non violente. Interpeace conçoit et réalise son travail en fonction de chaque situation, en partenariat avec les partenaires et les communautés locales, sur la base de consultations et de recherches approfondies. Interpeace veille également à ce que les processus de gestion des conflits et de changement qu’elle soutient soient intégrés à tous les niveaux de la société, y compris les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale (nous appelons cela une approche “Track 6”).

Interpeace a été créée à l’origine par les Nations Unies et reste son partenaire stratégique. Au-delà de la consolidation de la paix sur le terrain, Interpeace aide également la communauté internationale – en particulier l’ONU – à soutenir plus efficacement les efforts de consolidation de la paix dans le monde. Cela inclut la contribution d’une réflexion novatrice sur les politiques et les pratiques de consolidation de la paix.

Interpeace a son siège à Genève et possède des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter http://www.interpeace.org

POSITION AU SEIN DE L’ORGANISATION

Le responsable des opérations est membre de l’unité des opérations globales qui englobe les finances, l’Informatique, l’Administration, le Droit, l’Audit Interne et les Ressources Humaines. L’unité des opérations mondiales est dirigée depuis le siège de l’organisation à Genève, bien que les membres de l’équipe soient basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’Ivoire, au Guatemala, en Suisse, au Kenya et en Tunisie.

Le Chargé des Opérations rend compte au Responsable Administratif et Financier basé à Abidjan.

Sous la supervision régulière du Responsable Administratif et Financier d’Abidjan, le Chargé des opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel des Finances, des Ressources Humaines et des programmes afin de créer une fonction opérationnelle plus efficace pour une Interpeace agile, réactive et performante.

OBJECTIF ET APERÇU GENERAL

Conformément à l’orientation stratégique définie par le Directeur principal des opérations mondiales, le chargé des opérations est responsable de l’efficacité de l’administration financière et juridique dans le lieu d’affectation désigné. Cela inclut le maintien au niveau des pays : Contrôles internes, audits, gestion du budget, rapports financiers, suivi et renforcement des capacités, conformité juridique locale (taxes, entité), données comptables sur QuickBooks, documents justificatifs scannés, gestion de la trésorerie, achats, paie, portefeuille d’assurances, dossiers du personnel et gestion des congés dans le logiciel Natural HR, et espace de bureau. Il est également chargé d’aider le Responsable Administratif et Financier d’Abidjan et l’équipe des opérations mondiales à mettre en place des cadres efficaces dans le pays et de fournir un soutien à la mise en œuvre effective des politiques et procédures d’Interpeace. Le Chargé des opérations est responsable de la comptabilité et de l’administration du cycle d’emploi dans le lieu d’affectation désigné.

Le Chargé des Opérations maintient une attention particulière à la sûreté et à la sécurité, à la diversité et à l’égalité des sexes et veille à ce que ces aspects soient pris en compte et promus dans tous les aspects du travail au bureau.

Le Chargé des opérations recueille des informations auprès de ses collègues des opérations mondiales stationnés dans des bureaux de la région et/ou au siège, les échange et les consulte pour une gestion des opérations améliorées, pertinente et contextualisée. Il/elle fournit des conseils et des orientations professionnelles à ses collègues du Burkina Faso sur les meilleures pratiques en matière d’opérations, en coordination avec le Responsable Administratif et Financier d’Abidjan. Le Chargé des opérations fournit également des conseils sur la mise en œuvre et l’interprétation des politiques, des processus et des pratiques.

Guidé et supervisé par le Responsable Administratif et Financier d’Abidjan pendant la durée du contrat, le Chargé des opérations devra

  1. Comprendre et appliquer les politiques et procédures pertinentes et guider les collègues au Burkina Faso
  2. Développer, sous la supervision du Responsable Administratif et Financier d’Abidjan et en coordination avec le Chargé des RH, les conditions de service pour le Burkina Faso afin d’assurer la conformité avec les politiques d’Interpeace et les réglementations locales
  3. Garantir l’exactitude et l’exhaustivité des dossiers administratifs, RH et financiers dans SharePoint (en mettant l’accent sur la bibliothèque de gestion des subventions), la plateforme RH en ligne de l’organisation (y compris les dossiers du personnel, les fiches de congé et les contrats) et Quick Books (y compris la DSF – Documentation financière).
  4. Coordonner et participer à tous les recrutements au Burkina Faso ; exécuter la paie et se tenir au courant des changements de législation ; veiller à ce que les évaluations des performances soient coordonnées avec le responsable des talents mondiaux ; coordonner les aspects nécessaires du devoir de diligence au Burkina Faso en ce qui concerne le portefeuille d’assurance
  5. Assurer la séparation des tâches et une matrice d’approbation claire pour toutes les dépenses au Burkina Faso ; enregistrer correctement les registres comptables dans QB ; télécharger toutes les pièces justificatives à la DSF ; effectuer des contrôles mensuels de clôture des registres financiers. Appui à l’élaboration de la conception du budget, des rapports et des analyses.
  6. Maintenir l’exactitude de toutes les informations et documents comptables affichés dans le logiciel comptable (QB) et l’ERP (SunSystems), y compris les procédures internes (recrutement, passation de marchés, etc.)
  7. Réaliser des audits de projet et des audits statutaires sans réserve et dans les délais impartis des rapports financiers des donateurs et des rapports financiers internes
  8. Suivi budgétaire : produire et distribuer des rapports sur le budget par rapport aux résultats (BvA) avec une analyse détaillée des risques potentiels.
  9. Fournir chaque mois, en temps utile, des dossiers financiers et des pièces justificatives révisés, précis et complets, pour les bureaux affectés, par le biais de l’outil en ligne de consolidation.
  10. Gérer la mise en œuvre des recommandations en matière de contrôle interne jusqu’à leur résolution (contrôles mensuels, audits internes et externes, examens internes, etc.)
  11. Avec les conseils du Responsable Administratif et Financier d’Abidjan, soutenir la performance d’Interpeace en révisant les politiques et les procédures, en assurant la formation du personnel et/ou des partenaires, en surveillant les données financières ou en évaluant les risques au sein des partenaires et/ou des bureaux assignés.

RESPONSABILITES

Gestion budgétaire

Approuver la version finale du budget ou toute modification ultérieure conçue en collaboration avec l’équipe du programme concerné avant qu’elle ne soit envoyée au Responsable Administratif et Financier pour une nouvelle approbation avant la soumission finale.

  • En coordination avec l’équipe du programme, développer le BPF en fonction des fonds disponibles, distribuer les budgets annuels approuvés et superviser la saisie des budgets et des révisions budgétaires dans QuickBooks et SunSystems.
  • Créer des rapports aux donateurs dans les Q&R pour suivre l’exécution et la performance budgétaire (BvA) de tous les projets mis en œuvre dans la zone géographique désignée et rendre compte au coordinateur financier régional et à l’équipe du programme de tout écart ou de toute déviation potentielle en fonction des dépenses réelles et prévues.
  • Vérifier mensuellement que les dépenses finales comptabilisées sont conformes aux budgets approuvés (y compris le partage des coûts) et que les ressources sont utilisées conformément aux budgets approuvés et aux exigences des donateurs.
  • À la fin de l’année, préparer les projets d’états financiers des partenaires pour l’audit consolidé. Coordonner tout audit statutaire ou de donateur et, avec l’aide du (responsable et coordinateur), répondre aux questions d’audit.
  • Surveiller que les mesures de performance organisationnelle énoncées dans le rapport SOAR (Summary of Outstanding Audit Recommandations Report) pour le(s) partenaire(s) désigné(s) sont mises en œuvre jusqu’à ce que les problèmes soient résolus.
  • Préparer la demande de transfert de fonds (CTR) pour le bureau du Burkina Faso en fonction des disponibilités budgétaires et s’assurer que les fonds sont utilisés conformément au plan approuvé (CTR). Mettre à jour les estimations incluses dans le DCT en concertation avec l’équipe de programme concernée.
  • Contrôler que les dépenses sont traitées et autorisées conformément à la délégation d’autorité d’Interpeace et aux autres politiques (comme le Manuel des achats).
  • Contrôler le respect des exigences en matière de financement des subventions (règles et règlements du donateur en tant qu’éligibilité des dépenses).
  • Préparer des rapports de dépenses de subventions pour tous les projets mis en œuvre dans la zone géographique désignée et s’assurer de leur exactitude auprès de SunSystems avant de les soumettre à toute partie externe.
  • Participer aux réunions de l’équipe du programme et contribuer à la stratégie du programme, à la planification des activités et au développement du programme, selon les demandes. Comptabilité du bureau
  • Examen de tous les documents sources des recettes et des dépenses du bureau pour s’assurer de leur conformité avec les règles et procédures financières d’Interpeace.
  • Etablir les bons de paiement et les reçus pour toutes les dépenses et tous les revenus et veiller à l’autorisation correcte des bons de paiement.
  • Saisir toutes les transactions dans le logiciel QB.
  • Traiter les avances de voyage et en assurer le suivi afin de garantir leur liquidation ultérieure.
  • Services bancaires.
  • Mettre à jour la base de données des immobilisations avec les actifs nouveaux ou cédés et s’assurer que tous les actifs sont couverts par une assurance. – Mettre à jour la base de données du personnel et de la logistique.
  • Examiner toutes les dépenses locales à des fins de facturation et gérer les comptes créditeurs pour s’assurer que tous les paiements locaux sont conformes aux exigences de la politique – Préparer la paie du personnel de bureau et s’assurer que toutes les déductions légales ont été correctement effectuées (taxes sociales et retenue à la source).
  • Veiller au respect des lois fiscales locales en ce qui concerne les exigences légales relatives aux états financiers, aux rapports périodiques et aux déclarations fiscales pour tous les impôts. – Rapprocher le compte bancaire local et revoir constamment les dispositions bancaires pour assurer un transfert de fonds en temps voulu et minimiser les pertes de change et les frais bancaires – Rapprocher tous les comptes du bilan et effectuer un suivi pour apurer les postes non courants – Préparer les projets d’états financiers et les annexes correspondantes à la demande des auditeurs et servir de point de contact pour les auditeurs lors des audits statutaires et des audits des donateurs/programmes.
  • Suivre la mise en œuvre et l’approbation des questions et recommandations des audits internes et externes
  • Traiter la petite caisse de manière régulière
  • Tenir un registre local des immobilisations
  • Téléchargez chaque mois les sauvegardes QuickBooks et les rapports financiers sur SharePoint

Gestion du cycle de vie des employés

  • Coordonne l’aménagement et l’installation des employés au Burkina Faso. Supervise l’embauche et l’Aménagement du personnel efficace dans tout le Burkina Faso
  • informe le Chargé des ressources humaines des problèmes spécifiques de conflits entre employés ou de griefs liés à la politique et aux procédures de l’organisation
  • Coordonne les départs des employés, y compris les procédures disciplinaires, les licenciements et les entretiens de sortie au Burkina Faso. S’assure que tous les documents requis sont classés, y compris les lettres pertinentes, les formulaires PAF, le formulaire de fin de service, les certificats d’employés, les notifications d’assurance et la notification aux autorités compétentes
  • Administration des contrats et des ressources humaines
  • Prépare les contrats du personnel et les contrats de consultants, y compris les honoraires des consultants, en vue de pratiques équitables et cohérentes
  • Tiens à jour les dossiers complets du personnel pour le Burkina Faso
  • Gère la plate-forme en ligne des RH qui comprend les dossiers de gestion des congés du personnel, la gestion des performances, le recrutement et la documentation des employés pour le Burkina Faso
  • Coordonne les demandes de permis de travail avec les autorités compétentes du Burkina Faso
  • Gère le portefeuille d’assurance au Burkina Faso et est responsable de sa bonne gestion
  • Gère les processus de paie et les procédures réglementaires locales connexes pour les bureaux du Burkina Faso
  • Gestion du personnel et des ressources
  • Superviser (stagiaire ou assistant) au jour le jour et, si nécessaire, informer le (Chargé des Ressources Humaines) de toute question pertinente
  • Effectuer des évaluations et fournir un encadrement et une formation sur le terrain au personnel supervisé

RESPONSABILITES FINANCIERES 

A définir en fonction du bureau mis en place.

Autres

  • Participer aux réunions de l’équipe d’élaboration des propositions et contribuer en fournissant des conseils techniques/suggestions pour l’élaboration des propositions, la planification des activités, l’interprétation des exigences des donateurs, etc.
  • Tenir à jour la documentation contractuelle pour la mise en œuvre des subventions (propositions de projets/budgets (ProDocs) et accords de subvention ou documentation pertinente) sur SharePoint (DRD, Project Connect, etc.)
  • Assister le siège dans la révision des politiques et procédures existantes et dans le développement de nouvelles procédures, y compris les contrôles internes.

QUALIFICATIONS

Les candidats ayant les qualifications, l’expérience, un diplôme d’études supérieures et une bonne maîtrise de l’anglais et du français sont invités à poser leur candidature. L’expérience et les qualifications pertinentes peuvent inclure :

Formation

  • Diplôme en administration des affaires, en finances, ou dans un domaine équivalent d’une université reconnue
  • Attestation de comptabilité (CPA partiel ou complet ou équivalent) ou formation tertiaire en ressources humaines

Expérience

  • 3 à 5 ans d’expérience pertinente et à responsabilité progressive dans un domaine connexe.
  • Expérience et capacité avérées à travailler avec succès au sein d’une équipe diversifiée et multiculturelle, à intégrer une perspective de genre dans les tâches et les activités et à collaborer efficacement avec un éventail de parties prenantes internes et externes

Compétences

  • Connaissances avancées en comptabilité et capacité opérationnelle. Expérience de la comptabilité financière dans le contexte local
  • Connaissance et compréhension pratique de la gestion budgétaire, des contrôles financiers internes, de la vérification des documents sources, de la préparation des pièces de paiement et des processus de passation de marchés
  • Capacité à effectuer un travail détaillé, souvent de nature confidentielle et/ou à traiter un volume important de travail de manière systématique, efficace et précise
  • Connaissance des pratiques de gestion des ressources humaines et capacité de réflexion systématique
  • Bonne compréhension du droit du travail au Burkina Faso
  • Capacité à prévoir les risques et à tenir compte des imprévus lors de la planification ; contrôle et ajustement des plans et des actions en fonction des besoins ; utilisation efficace du temps.
  • Capacité à prendre en charge toutes les responsabilités et à honorer les engagements ; fournit les produits dont on est responsable dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne dans le respect des règles et règlements organisationnels.
  • Capacité à travailler avec succès dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes non discriminatoires et tenant compte des différences entre les sexes.
  • Maîtrise de l’anglais (B2 ou supérieur) et du français.
  • Capacité à traiter des informations et/ou des questions confidentielles en faisant preuve de discrétion et de bon jugement
  • Capacité à interagir avec les gens de manière respectueuse et avec tact
  • Capacité à travailler avec succès dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes non discriminatoires et tenant compte des différences entre les sexes – Compétences efficaces en matière de communication verbale et d’écoute

Compétences d’Interpeace

  • Collaboration et tissage
  • Communication
  • Recherche de résultats
  • Adaptabilité et apprentissage continu
  • Respect de la diversité

Exigences souhaitées

  • Expérience dans la gestion des salaires
  • Certification de Professionnel en Ressources Humaines (PHR) ou de Professionnel Global en Ressources Humaines
  • Expérience avec des organisations à but non lucratif ou internationales
  • Expérience de travail sur le terrain
  • Une bonne connaissance des défis liés à l’égalité entre les femmes et les hommes dans le domaine de l’environnement de travail et de l’emploi

Interpeace valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre une plus grande parité entre les sexes à tous les niveaux de son travail. Nous accueillons favorablement les demandes des femmes et des hommes, y compris des personnes handicapées.

Comment postuler

Les candidats qualifiés sont invités à soumettre leur candidature à [email protected] au plus tard le 24 Décembre 2020. Pour que votre candidature soit prise en considération, la mention “Chargé des Operations, Burkina Faso” doit figurer dans l’objet du courriel de candidature. Le dossier de candidature doit comprendre :

  • Un curriculum vitae complet
  • Une lettre de motivation
  • Un document retraçant les réponses aux questions suivantes :
  • Avez-vous déjà fait l’objet d’une condamnation pénale ou d’une sanction pénale ou administrative par une autorité compétente ? Dans l’affirmative, veuillez préciser :
  • Avez-vous déjà été licencié ou séparé (par exemple, résiliation de contrat, licenciement, nonrenouvellement) ou soumis à une mesure ou une sanction disciplinaire par votre employeur pour fraude, harcèlement, harcèlement sexuel, exploitation ou abus sexuel ?

Avez-vous déjà démissionné alors que vous faisiez l’objet d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire ?

La lettre d’accusé de réception doit comporter à la fin la déclaration d’accord suivante :

  • Je confirme l’exactitude des informations fournies, étant entendu qu’Interpeace procédera à une vérification des références pour contrôler les informations pertinentes.
  • Je comprends que si des informations fausses ou trompeuses sont fournies dans ma candidature, ou si des faits matériels sont supprimés, je ne peux pas être employé, ou si je suis employé, je peux être licencié.

Veuillez noter qu’en raison du nombre élevé de candidatures, SEULS les candidats présélectionnés seront contactés.

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