ASSISTANT ADMINSITRATIF BILINGUE (H/F)

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Poste proposé : ASSISTANT ADMINSITRATIF BILINGUE (H/F)

STRUCTURE BÉNÉFICIAIRE : Ambassade des Pays-Bas à Ouagadougou :

PRINCIPALES MISSIONS :

Sous la responsabilité du Chargé d’Affaires, l’Assistant Administratif Bilingue (H/F) est chargé de :

A. Domaine secrétariat

  • Maintenir l'agenda du Chargé d’Affaires, organiser les rendez-vous (par téléphone et par courrier électronique), et l’archivage du courrier (postal et électronique),
  • Assurer l'agenda OUA de l’équipe, coordonner, assurer la distribution des correspondances entre les employés responsables (responsables des politiques),
  • Préparer les réunions / activités organisées par le bureau de l'ambassade,
  • S’assurer du bon fonctionnement des installations (interrupteurs, prises…), et du matériels (vidéo-projecteur, ordinateur, paper-board, tableau…) et gérer la restauration au besoin,
  • Maintenir la base de données de contacts, s'occuper des mailings si nécessaires,
  • Établir des notes verbales et aider les autres dans l’élaboration de leurs documents (correspondance, compte rendu de réunion, rapport…) en français,  
  • Rédiger des rapports, des procès-verbaux, traduire, élaborer et rédiger des documents et gérer la correspondance sur des instructions globales,
  • Etre très autonome, être un lien avec l'organisation interne et l'environnement externe,
  • Etablir des liens, évaluant les intérêts et pesant les conséquences,
  • Coordonner des flux d'informations complexes,
  • Contribuer à la compilation des informations de gestion.

B. Soutien opérationnel

  • Accueillir et orienter les visiteurs ; recevoir et transférer les appels téléphoniques ; recevoir les colis, les marchandises et faire le dispatching (répartition),
  • Établir les déclarations de voyage et de représentation pour le Chargé d’Affaires et assister le personnel chargé des politiques dans le domaine,
  • Faire l’archivage des différents documents du personnel ainsi que leurs plannings,
  • Assurer dans les délais impartis, la transmission des documents importants aux institutions gouvernementales (notes verbales, documents d'importation et d'exportation)
  • Assurer et assister les collègues dans l’archivage électronique (Sophia) des documents,
  • Organiser un soutien logistique (transport, hébergement, restauration, etc.) pour les missions (commerciales) qui se rendent à Ouagadougou / Burkina Faso, ainsi que pour les événements et activités organisés par le bureau diplomatique.

C. Media sociaux-diplomatie publique

  • Coordonner et conseiller sur l’utilisation des médias sociaux (publication de documents),
  • Rédiger et publier sur les différents médias sociaux de l’ambassade en fonction des thèmes, du contenu et de l'approche convenus, si nécessaire en consultation avec le personnel chargé des politiques et le responsable du poste,
  • Sur demande, fournir des informations sur des sujets politiques et des informations publiques, en consultation avec le personnel chargé des politiques, le chargé d'affaires ou le service des communications de La Haye (COM),
  • Utiliser autant que possible le contenu et les images fournis par La Haye.
Profil recherché pour le poste : ASSISTANT ADMINSITRATIF BILINGUE (H/F)

PROFIL :

  • Avoir un niveau de formation académique avancée (semblable à MBO / HBO),
  • Avoir de préférence 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans des postes similaires,
  • Avoir une excellente connaissance du français (orale et écrite), la maitrise de la langue anglaise est obligatoire ,
  • Etre titulaire d’un permis de conduire valide,
  • Avoir une expérience d'utilisation de Microsoft Office,
  • Avoir de bonnes compétences techniques et travailler avec précision,
  • Savoir anticiper et avoir le sens des initiatives,
  • Etre flexible, intègre et avoir le sens du contact,
  • Avoir une expérience en tant que secrétaire de direction.

Composition du dossier de candidature A ENVOYER SOUS LA REFERENCE INDIQUEE POUR LE POSTE :

  • Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références ;
  • Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises ;
  • Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide ;
  • Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le 13 avril à 18h00 à :

  • ICI Partenaire Entreprises , 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle Ressources Humaines

Tél. : 25 31 05 53 / 80 ou 79 44 11 62 - Ouagadougou – Burkina Faso

NB : Veuillez retrouver l’intégralité des offres sur notre site www.ici-pe.com

Seuls les candidats/es sélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Critères de l'annonce pour le poste : ASSISTANT ADMINSITRATIF BILINGUE (H/F)
Métier :
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Secrétariat
Type de contrat :
CDI
Région :
Ouagadougou
Ville : Ouagadougou
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+2
Langues exigées :
anglais bon niveau
français bon niveau
Nombre de poste(s) : 1