ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)

TITRE DU POSTE : ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE)

RECRUTEUR : ICC0

PAYS : BURKINA FASO

DUREE DU PROJET : SIX (06) ANS JUSQU’EN DECEMBRE 2026

TYPE DE CONTRAT : CONTRAT A DUREE DETERMINEE (CDD) /TEMPS PLEIN 40 HEURES/SEMAINE

POSITION LOCATION : OUAGADOUGOU/BURKINA FASO

OBJECTIF DU POSTE : ASSISTER DANS LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DU BUREAU

REFERENCE AVP : ICCO/BF/004/2020

I – Contexte organisationnel

Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision du Chargé de l’Administration et des Finances de ICCO Coopération au Burkina-Faso, l’Assistant(e) Administratif(ve) en accord avec les principes et valeurs humaines de ICCO et en adhésion avec le code de conduite assurera les responsabilités suivantes :

Il – Principales Tâches et Responsabilités :

  • Accueillir les visiteurs, les diriger ou les référer à la personne appropriée ;
  • Recevoir et émettre des appels téléphoniques, prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées ;
  • Recevoir les correspondances des différentes sources, s’assurer de l’enregistrement (manuel et électronique) et la distribution aux personnes et unités concernées ;
  • Préparer les correspondances suivant un numéro d’ordre précis ;
  • Mettre en place un système de suivi des correspondances et s’assurer que les réponses sont opportunes ou que des mesures sont prises dans les délais fixés ; suivre avec les unités concernées ;
  • Maintenir l’Agenda et le planning des rendez-vous du Chef de Bureau ;
  • Prendre des rendez-vous au besoin au nom du Chef de Bureau ;
  • Participer aux différentes réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus ;
  • Faire la mise à jour régulière du plan de congé et voyage de l’ensemble du personnel du Bureau de pays ;
  • Assurer le suivi du tableau de bord des présences (congé, mission, absences);
  • Maintenir un bon système de classement et d’archivage (Électronique et Manuel) des dossiers du personnel et divers documents RI-1 ;
  • Appuyer dans la gestion Administrative du contrat d’Assurance Maladie (affiliation du staff et de leur dépendant, établissement des cartes de tiers payant, envol et suivi des demandes de remboursements) ;
  • Exploiter des informations provenant de sources différentes et relatives à l’administration, aux finances, aux ressources humaines, aux achats et à d’autres fonction ;
  • Faire le suivi budgétaire et un bon classement des pièces comptables (assurer la gestion de la caisse, gérer les paiements par chèques ou espèces validés par le Chef de Bureau, établir les ordres de virement) ;
  • Conserver une documentation essentielle permettant le contrôle administratif des engagements, des dépenses, des voyages, des assurances, des achats, etc…
  • Créer un système de classement et d’archivage manuel et électronique de tous les documents Administratifs, Personnels, Programmes etc…
  • Effectuer des enregistrements, des calculs et des estimations en vue de préparer des rapports ou d’assister dans l’élaboration des situations périodiques sous forme de tableaux ou de schémas ;
  • Organiser des rencontres telles que les ateliers et les séminaires ;
  • Arranger les voyages suivant les règles et les procédures du ICCO et s’assurer que les autorisations requises sont obtenues
  • Pour des missions internes : faire des réservations ou annulations des vols pour tous les staffs ICCO (vols commerciaux & humanitaires) ;
  • Pour des missions externes : tenir à jour le listing des agences de voyage locales, faire des réservations de voyage en s’assurant du meilleur service à bon prix ;
  • Liaison entre les différents les différentes unités de l’organisation et le bureau régional ;
  • Accueillir les nouvelles recrues et faciliter leur insertion ;
  • Assurer une assistance journalière dans la gestion des contrats des partenaires vérifier les factures par rapport aux biens et services réceptionnés et déclencher le paiement ;
  • Recevoir les courriers et les rapports et les transmettre aux Unités concernées ;
  • Gestion des fournitures de bureaux ;
  • Veiller à l’inventaire des fournitures de bureau ;
  • Produire des rapports de consommation mensuels de carburant pour les véhicules & générateurs ;
  • Satisfaire les demandes de véhicules pour les réunions et les missions ;
  • En coordination avec le Responsable Administratif et les autres chauffeurs, élaborer le planning de rotation des missions des chauffeurs ;
  • Assister, faire le suivi et préparer la note verbale pour les demandes de visa ;
  • Assister les missionnaires à faire les Security clearance :
  • Organiser l’accueil et le départ à l’aéroport des missionnaires ;
  • Assurer les paiements lors des ateliers ;
  • S’assurer de la bonne tenue et de la propreté des locaux
  • Exécuter toutes autres tâches qui lui seraient confiées.

III. Compétences/Formation/Expérience

Compétences principales

  • Bon jugement. Initiative, sens élevé des responsabilités, tact et discrétion, sensibilité aux différentes cultures ;
  • Etre doté d’une très bonne capacité d’écoute ;
  • Aisance rédactionnelle (correspondances administratives et ordinaires, compte-rendu, procès-verbal) :
  • Bonnes capacités d’analyse, de négociation, de rédaction et de communication ;
  • Connaissances en informatique, y compris la navigation sur Internet et diverses applications bureautiques ;
  • Avoir une bonne capacité d’adaptation dans un milieu multiculturel et des bonnes relations interprofessionnelles ;
  • Avoir un sens élevé de la confidentialité et un bon jugement, savoir prendre des initiatives ;
  • Etre orienté vers le client ;
  • Aptitude à travailler sous pression et avec précision et soin dans les délais et les normes ;
  • Savoir travailler en équipe dans un milieu multiculturel et racial ;
  • Aptitude à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les subordonnés et les supérieurs hiérarchiques
  • Aptitude à s’organiser et planifier
  • Intégrité, diversité et inclusion.
  • Aptitude à effectuer des missions plus ou moins longue dans les zones d’Intervention

Compétences Techniques

  • Bonne connaissance des principes comptables
  • Connaissance des normes et règles de la gestion financières et comptable
  • Adaptabilité dans les systèmes d’enregistrement comptable
  • Maîtrise des logiciels informatiques de gestion comptable et financière
  • Aptitude à établir des états de dépenses
  • Aptitude à gérer une caisse de menu-dépense
  • Aptitude à établir les états mensuels (états de rapprochement, journaux de banque et caisse etc.…)
  • Aptitude à gérer les stocks et les inventaires.

Formation :

  • Avoir un diplôme supérieur minimum Bac+2 en Administration, Comptabilité, Finance. Gestion, audit ou tout autres domaines connexes.
  • La maîtrise des langues française et anglaise est requise.
  • Avoir une parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet, Google drive ou tout autre outils, logiciels de traitement des données comptables) :

Langues

  • Excellente maîtrise du français (à l’oral et à l’écrit) – Connaissance pratique de l’anglais (à l’oral et à l’écrit)
  • Connaissance des langues locales serait un atout

Expérience :

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la Gestion Administrative et comptable ou d’autres domaines connexes.
  • Une expérience professionnelle dans une organisation internationale est souhaitable

DÉPÔT DE CANDIDATURE ;

Les personnes intéressées par cette annonce peuvent postuler via le lien suivant : https://cvselection.net/assistant-administratif-icco-burkina-faso

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

  • Une lettre de motivation adressée au Directeur Régional de ICCO ;
  • Un CV détaillé (maximum 3 pages) avec les contacts (Email, phone) de trois (03) personnes de référence professionnelle.

Seules les personnes présélectionnées seront convoquées pour entretien. Tout dossier Incomplet sera rejeté.

Conformément aux politiques en vigueur de ICCO

Les candidatures féminines et celles des personnes handicapées sont vivement encouragées.

ICCO met un accent particulier sur l’intégrité (intégrité financière, comportement sexuel, drogues, alcool,

Discrimination, harcèlement violence ou abus) vis à vis des bénéficiaires, de l’employeur, des employés de Iodes partenaires et de la communauté.

DATE LIMITE DE DÉPÔT 12 JANVIER 2021

Partagez et envoyez cette annonce à vos amis !