EMPLOI :UnNDP RECRUTE 01 Assistant (e) de Programme FEM-ONG

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Background

Le Programme de Micro-Financements du Fonds pour l’Environnement Mondial (PMF/FEM) est une émanation du FEM. Il a été créé pour soutenir les projets répondant aux priorités environnementales globales. Le PMF soutient les activités des ONGs et des Organisations à Base Communautaire qui visent à atténuer les effets du changement climatique, conserver la biodiversité, protéger les eaux internationales, réduire l’impact des polluants organiques persistants et prévenir la dégradation des terres, tout en générant des moyens de subsistance durables.

Il intervient au Burkina Faso depuis 1994. Ces bureaux sont situés à Ouagadougou. La mise en œuvre du programme est financée par le Fonds pour l’Environnement Mondial.
Plus d’informations sur le FEM-PMF peuvent être trouvées sur le site :http://sgp.undp.org

Duties and Responsibilities

Un soutien efficace à la gestion technique, administrative et financière ainsi qu’à la gestion des connaissances afin d’assurer un fonctionnement et une gestion efficaces et efficients du portefeuille du programmes pays avec des partenaires.

Principales responsabilités & résultats attendus :

1. Soutien à la mise en œuvre du Programme :
• Contribuer à la mise en œuvre des programmes et des projets tout en veillant sur la conformité aux résultats, aux extrants, aux objectifs et aux plans de travail attendus ;
• Assister le Coordonnateur National dans la présélection des concepts de projets et des propositions de projets, et dans l’élaboration des budgets des propositions de projets ;
• Assister le Coordonnateur National dans l’élaboration et la révision des formulaires de demande de subvention et d’autres outils de gestion, des règles et d’autres documents du Programme ;
• Conseiller les bénéficiaires potentiels sur les processus et les lignes directrices de préparation des projets, et au besoin faire le rapport des activités d’élaboration de projets au Coordonnateur National et au Comité National de Pilotage ;
• Fournir un appui et des conseils réguliers aux nouveaux projets, aux projets en cours et aux bénéficiaires, comme il se doit ;
• Assister le Coordonnateur National dans la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets, y compris la participation à des visites sur le terrain ;
• Apporter son appui à l’organisation et à la préparation des réunions du Comité National de Pilotage et d’autres événements du Programme ;
• Maintenir les contacts et les relations de travail professionnels avec les ONG, les institutions gouvernementales, les donateurs et les autres parties prenantes du Programme;
• Assister le Coordonnateur National pour produire régulièrement les rapports au « Country Programme Management Team (équipe centrale de gestion du programme, CPMT), au Bureau des Services d’Appui aux Projets des Nations Unies (UNOPS) et au bureau du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) ;
• Aider le Coordonnateur National à préparer en temps opportun l'enquête de suivi annuelle et d'autres enquêtes et rapports pour le CPMT / UNOPS ;
• Rédiger des notes de service et d’autres documents opérationnels au nom du Coordonnateur National et répondre aux questions concernant le programme ;
• Mettre à jour et maintenir régulièrement la base de données des projets du PMF/FEM ainsi que la base de données des parties prenantes.

2. Gestion financière:
• Fournir des conseils, examiner et contrôler l’exactitude des documents justificatifs annexés aux rapports financiers provisoires et finaux des projets, comme les factures, et aviser le Coordonnateur National ;
• Traiter les demandes de paiement des projets et des fournisseurs en veillant à ce que les paiements soient effectués rapidement et conformément aux procédures en vigueur ;
• Maintenir un contact étroit avec le point focal régional de l’UNOPS et demander son appui, ses conseils et son orientation sur la meilleure façon de procéder dans l’utilisation de OneUNOPS conformément aux procédures en vigueur.
• En collaboration avec le Coordonnateur National, maintenir l’intégrité financière du programme, mettre en œuvre et surveiller le système comptable et les bases de données du budget opérationnel du Programme ;
• Préparer et maintenir le tableau et le calendrier de décaissement des subventions, ainsi que le suivi du budget de fonctionnement du programme pays pour assurer le respect du budget annuel approuvé.
• Elaborer les propositions annuelles du budget administratif du Programme et celui des projets ;
• Gérer une petite caisse avec une documentation et un enregistrement approprié;
• Entrez et exploiter des données de OneUNOPS et la base de données pour produire des rapports ;
• Suivre les arrangements des voyages et des paiements des frais de missions, du Coordonnateur National et des membres du Comité National de Pilotage ;
• Fournir d’autres rapports financiers à la demande.

3. Fonctions administratives :
• Acheter les fournitures de bureau, les équipements et les mobiliers conformément aux procédures en vigueur ;
• Gérer et organiser le travail de bureau au quotidien tout en mettant en place un système de classement approprié ; conserver les dossiers administratifs et financiers et les mettre à jour avec la documentation originale ou une copie de la documentation originale si nécessaire et en particulier :Tenir à jour un dossier des réunions du Comité National de Pilotages ;
• Tenir à jour le dossier des protocoles d’accord, les rapports provisoires et finaux, les documents justificatifs, les rapports de mission et d’évaluation ;
• Tenir à jour les rapports financiers de toutes les transactions du programme ;
• Tenir à jour les dossiers du personnel, les rapports d’évaluation de des performances ; les dossiers de congés du personnel, les dossiers des consultants etc…
• Rédiger la correspondance et les communications de routine et établir un système de classement pour enregistrer les communications avec les parties prenantes locales ;
• Préparer et mettre à jour les données pertinentes sur les domaines de programme et compiler des documents de base pour le Coordonnateur National et le Comité National de Pilotage ;
• Veiller sur la bonne la circulation des informations et la diffusion des matériels de communication avec toutes les parties prenantes ;
• Assurer l’inventaire du matériel et tenir à jour un registre du stock ;
• Apporter un appui logistique et administratif pour les missions de visite terrain, les préparatifs des voyages, les réunions du Coordonnateur National et les rencontres du Comité National de Pilotage.

4. Gestion des connaissances et communication :
• Apporter un appui pour la gestion des connaissances, la mise en réseau des organisations et la visibilité du Programme ;
• Conformément aux directives de communication, appuyer le Coordonnateur National et le Comité National de Pilotage dans les efforts aidant à reconnaître correctement le PMF/FEM sur tout matériel de communication produit par les bénéficiaires ou les parties prenantes ;
• Faciliter l’organisation d’événements de plaidoyer, d’ateliers, de dialogues et de tables rondes avec les parties prenantes ;
• Aider à la rédaction d'articles et de publications ;
• Participer aux événements de diffusion de l’information sur le PMF/FEM;
• Tenir à jour le site Web et la base de données du PMF/FEM.

Competencies

Avoir de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles ;
Avoir une excellente compétence rédactionnelle et analytique requises ;
Avoir une bonne connaissance du contrôle budgétaire et de la gestion financière.

Required Skills and Experience

Éducation:
• Un diplôme Universitaire en Administration des Affaires ou dans le domaine des Sciences de l’Environnement est souhaitable.

Exigence de nationalité :
• Le/la candidat(e) doit être de nationalité Burkinabè.

Expérience :
• Avoir au moins 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine de la gestion administrative, y compris l’élaboration de rapport financiers ;
• L'expérience de travail avec les organisations de la société civile/organisations communautaires de base sera considérée comme un avantage ;
• Avoir une expérience de travail avec une agence du Système des Nations Unies serait également un atout.

Exigences linguistiques :
• Bonne maitrise du français.
• Bonne connaissance de l’anglais et de la langue nationale.

Compétences en informatique :
• Bonne maîtrise de l’outil informatique : MS Office, base de données et l’utilisation de l’internet.

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