INFORMATION ASSISTANT (IA)

POSTE : UN(E) INFORMATION ASSISTANT (IA) Burkina Faso SOUS RESERVE DE FINANCEMENT

RECRUTEUR :  INTERNATIONAL NGO SAFETY ORGANISATION (INSO)

PAYS : BURKINA FASO

LOCALISATION : OUAGADOUGOU  

 CONTRAT : CDD

DATE DE CLOTURE : 02/02/2021

DEBUT DU CONTRAT SOUHAITE : 01/03/2021

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale néerlandaise qui apporte aux travail­leurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes insécu­risés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits. y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la ges­tion de crise, les orientations du personnel et la formation.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidien­nes en matière de gestion des risques et améliorent leur connaissance générale de leur contexte d’intervention afin de leur permettre de baser leurs décisions d’accès humanitaire sur des données factuelles.

L’Organisation s’est développée et d’une start-up novatrice est devenue une organisation mondialement reconnue et un élément clé du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, l’Organisation fournit un soutien quotidien à plus de 850 ONG dans douze des pays les plus insécurisés au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionna­lisme.

Mission d’INSO Mali et Burkina Faso

INSO Burkina a démarré en 2018 et fournil des services pour améliorer l’acheminement de raide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé des ONG nationales et Internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.

Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant qu’Assistant Information basé à Ouagadougou et mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO au Burkina Faso.

Aperçu poste

L’Assistant Information travaille sous la responsabilité de l’Information Manager et l’assiste dans toutes ses tâches fonctionnelles liées aux aspects de gestion de l’informa­tion.

Principales responsabilités

  1. COMMUNICATION

Assure la communication générale entre INSO Burkina Faso el les ONG, et entre INSO Burkina et les autres mis­sions INSO ;

Facilite la communication entre les opérations d’INSO Burkina Faso et son administration si nécessaire Participe à ta diffusion de l’information sur les services INSO : outils de communication, invitations et relances pour certaines réunions ou formations, etc. ;

Comprends clairement et véhicule la vision, la mission et le mandat d’INSO lors des communications.

  1. TENUES DU PORTAIL DES PARTENAIRES INSO

Gère et met à jour de manière quotidienne le portail des partenaire INSO

Fais le suivi des inscriptions des ONG (de ta demande, jusqu’à la validation ou au relus) ;

Communique avec les ONG les prérequis concernant l’enregistrement des partenaires ainsi que les services INSO

Développe et maintient une compréhension approfondie du processus d’enregistrement des partenaires comme décrit dans le menu des services

Valide ou non les listes de diffusion SMS et email en ligne

Suis le forfait disponible pour le service sms bulk et s’assure de la présence d’un montant minimum constant, soit 10 000 unités :

Réalise des campagnes de mise à Jour régulière pour s’assurer de l’actualité des données.

  1. PILOTAGE DES INDICATEURS ET REPORTING

Emet les documents nécessaires à l’élaboration des indicateurs (feuille d’émargement, liste de bénéficiaires…) Compile ces documents, contrôle et assure la qualité des données collectées

Met à jour la base de données des Indicateurs, en temps réel ;

Transmet au IM, le Reporting mensuel des indicateurs et reporting ad hoc pour les rapports, demandes bailleurs ou siège

Tiens à jour les archives papier et informatique des indicateurs et produits et s’assure de la mise à jour de ceux-ci sur SharePoint

  1. GESTION ET ORGANISATION DES FORMATIONS

Réalise le suivi des inscriptions et la tenue d’une liste d’at­tente en collaboration avec les antennes INSO en région et les formateurs INSO ;

S’assurer du bon déroulement des formations en collabo­ration avec les services logistiques et les opérations.

  1. PARTICIPATION A L’EVALUATION DE LA QUALITE DE SERVICE INSO

Appui la mise en œuvre des activités d’évaluation ; Mène de manière autonome certaines activités d’évalua­tion :

Participe à ta rédaction des rapports d’évaluation interne ; Soutient la mise en œuvre des recommandations décou­lant de l’évaluation interne.

  1. PARTICIPER LA PREPARATION ET A LA RFA­LISATI0N DES SERVICES SPECIFIQUES INSO

Participer à la diffusion de l’information sur les services

Gère le traitement de services à la demande et participe à la réponse de certains

Participe à la conception et l’animation du briefing d’orien­tation.

Prépare tous les documents remis aux participants du briefing d’orientation

Assure l’impression et la récolte des signatures de pré­sence des réunions programmées comme ai hoc, Initiées par INSO.

  1. SUIVI DES PROCEDURES ET POLITIQUES INSO

Suit 100% des directives des politiques INSO ;

Observe et maintient la confidentialité et la sécurité de toutes les Informations des ONG

Observe et maintient la confidentialité et la sécurité de toute documentation/procédure

Comprend, applique et véhicule le code de conduite INSO auprès des employés INSO et des partenaires externes.

  1. AUTRES

Participe sur demande à des réunions internes ou exter­nes

La position et les tâches du poste exigent une grande fle­xibilité et adaptation.

Dans des limites raisonnables, l’information assistant peut être amené à effectuer des tâches qui ne sont pas explici­tement décrites dans son profil de poste mais qui sont alignées sur les principes et le mandat de l’INSO

Exigence du post

  • Bachelor licence ou expérience équivalente en gestion de l’Information, secrétariat…
  • 2 ans d’expérience professionnelle, de préférence dans une ONG à un poste équivalent
  • Niveau d’anglais intermédiaire
  • Qualités rédactionnelles et compétences en communication :
  • Capacité à penser de manière innovante en matière d’outils et de processus de gestion de l’Information Connaissance approfondie de Windows et du Pack Office (particulièrement Word & Excel).
  • Capacité à comprendre la nature des activités ONG Bonne connaissance de la zone et du contexte Excellente compréhension et adhésion aux principes humanitaires
  • Excellente compréhension de la gestion des risques, de la sécurité et de l’accès des ONG
  • Positionnement systématique, proactif et dans le souci du détail :
  • Rigueur et sérieux
  • Adaptabilité et disponibilité
  • Grande capacité de travail ;
  • Capacité à travailler sous pression ;
  • Sens des priorités et capacité d’organisation.

Compétences personnelles

  • Capacité de travailler dans une équipe multiculturelle
  • Autonomie, esprit critique et d’initiative :
  • Personnalité ouverte et confiante ;
  • Expérience dans ta gestion et le travail d’équipe.

Termes et Conditions

Contrat de Travail de 10 mois renouvelable avec un démarrage prévue pour le 1er Mars 2021, package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé.

Politique de sauvegarde de INSO

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre j’oblique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

Ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :

  • Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
  • Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées
  • Le candidat retenu devra fournir une preuve d’Identité valide (passepoil, cade d’identité) ;
  • Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) :
  • Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

Comment envoyer votre candidature

Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes l’ad­resse [email protected]fa.ngosafety.org avec la référence «  INSO Info Assistant Burkina Faso » en objet du mail :

  • Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
  • CV à Jour (3 pages maximum).

Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées. INSO se réserve le droit de clôturer le poste par anticipation si un(e) candidat(e) correspondant au poste est retenu(e).

INSO rappelle qu’aucun trais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun trais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).

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POSTE : COMPTABLE RECRUTEUR :  GERDDES PAYS : BURKINA FASO LOCALISATION : OUAGADOUGOU CONTRAT : CDD DATE DE CLOTURE :15/01/2021 Profil et conditions : Secteur d’activité : Organisation de la…