Secrétaire réceptionniste

POSTE : Un (e) Secrétaire réceptionniste

RECRUTEUR :  La GIZ, Deutsche Gesellschaft fûr Internationale Zusammenarbeit (GIZ)

PAYS : BURKINA FASO

LOCALISATION : Ouagadougou

CONTRAT : CDD

DATE DE CLOTURE :18/12/2020

La GIZ, Deutsche Gesellschaft fûr Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, est une entreprise de la coopération internationale pour le développement durable qui opère sur tous les continents. Elle propose des solutions d’avenir pour le développement politique, économique, écologique et social dans un monde globalisé. La GIZ soutient des processus complexes de changement et de réforme. Son objectif principal est d’améliorer durablement les conditions de vie des populations. Dans la mise en œuvre de ses programmes la GIZ recherche des collaborateurs qui partagent et défendent ses valeurs en matière de droits humains, d’égalité et d’intégrité.

Le Bureau de la GIZ recherche des candidatures pour le poste de Secrétaire réceptionniste pour le compte du Projet global SEWOH « Promotion de l’Emploi pour les Jeunes en milieu rural (ProPEJ) ».

  1. Durée du contrat, lieu de travail et classification du poste : La durée du contrat est de deux (02) ans. Le poste est basé à Ouagadougou et est classé en Bande 2
  2. Domaine de responsabilité

Placé (e) sous la responsabilité du Coordonnateur National du projet « ProPEJ », le / la titulaire du poste assurera la représentation du projet centrée sur les clients et le service (accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et visiteuses et espace d’attente soigné) ainsi que la gestion des services téléphoniques concernant la GIZ. Aussi, il / elle assurera une gestion fluide et sans dérangement les appels entrants et sortants.

Il / elle se chargera enfin de l’exécution quotidienne des services d’accueil et de la gestion du secrétariat.

Dans ce cadre, il / elle assurera les attributions suivantes :

Attributions

  • Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
  • Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
  • Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée ;
  • Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) ;
  • Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence ;
  • Veiller au confort des visiteurs en leur proposant des journaux et de rafraîchissements ;
  • Veiller à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de contact (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques) ;
  • Trier et distribuer le courrier entrant (messages électroniques, télécopies, autres documents officiels) ;
  • S’occuper de distribuer / réceptionner les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assumer la responsabilité ;
  • Veiller à la disponibilité de magazines ;
  • Exécuter toutes autres tâches dans le cadre de la mise en œuvre du projet à lui confiées par le Coordonnateur du projet.
  1. Qualification, compétences, expériences et aptitudes requises

Le / la titulaire du poste devra avoir un diplôme universitaire et ou professionnel de niveau Bac + 2 options « Secrétariat ou son équivalent ».

En plus de cela il / elle devra :

  • Justifier d’expériences professionnelles d’au moins trois (03) ans en tant que secrétaire réceptionniste ou à un poste similaire (références exigées) dans de grands projets de développement international ;
  • Avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que le pack Office : Outlook, Word, Excel…) ;
  • Être courtois (e) et serviable à l’égard des visiteurs ;
  • Avoir des compétences approuvées du travail en équipe ;
  • Avoir une bonne maitrise de la langue Française à l’écrit comme l’oral ;
  • Parler la langue Allemande serait un atout.
  • Pour l’acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions, des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Toute personne intéressée par cette offre est priée de nous faire parvenir son dossier de candidature (avec mention impérative du titre du poste et du n° de l’Avis de Vacance de Poste) au plus tard le 18 décembre 2020 à 16 heures 00 par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] .  Les dossiers de candidature doivent comprendre uniquement une lettre de motivation, un Curriculum vitae concis, ainsi qu’une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport et des références de personnes à contacter. N’oubliez pas de préciser votre adresse électronique et votre numéro de téléphone. NB : Le Bureau de la GIZ se réserve le droit de ne pouvoir donner suite à cet Avis de Vacance de Poste. Toutefois, seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour un entretien.

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