UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF EN APPUI AUX OPERATIONS (H/F)

RECRUTEUR : ICI Partenaire Entreprises

TITRE : UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF EN APPUI AUX OPERATIONS (H/F)

CONTRAT : Contrat de prestation de services de neuf (09) mois (décembre à août 2020) renouvelable

Pays : Burkina Faso

LOCALISATION : Niamey

Date limite : 23 novembre 2020

ICI Partenaire Entreprises recrute pour le compte de l’Agence Française de Développement (AFD) à Niamey (NIGER), UN (1) ASSISTANT ADMINISTRATIF EN APPUI AUX OPERATIONS (H/F)

DESCRIPTIF DU POSTE

Localisation :   Niamey

Contrat et durée :  Contrat de prestation de services de neuf (09) mois (décembre à août 2020) renouvelable

PRINCIPALES RESPONSABILITE ET MISSIONS

En tant qu’Assistant Administratif en appui aux opérations, votre principale responsabilité est d’assister le pôle opérationnel de l’Agence composé de 7 chargés de mission et de la Directrice adjointe dans le suivi des projets du portefeuille de l’agence.

Vos principales missions sont de :

  • Assurer le secrétariat
    • Réalisation des photocopies, scans, reliures de documents,
    • Enregistrement – archivage sur le répertoire partagé,
    • Archivage des documents opérationnels papiers, notamment sur la passation de marchés,
    • Mise à jour de la base de contacts,
    • Selon besoins des chargés de mission, effectuer la prise de rdv extérieur, Préparation de la salle de réunion.
  • Gérer le courrier
    • Rédaction de courrier standard : annonce de mission, transmission des aidemémoires, réponses aux sollicitations diverses (demandes de financement, d’aide, micro-projets, etc…) ;
    • Relecture et mise en forme de courriers ;
    • Préparation et suivi des parapheurs courants : signature par la Direction, copie, scan ;
    • Préparation des parapheurs officiels pour les cérémonies de signature de conventions.
  • Organiser les missions (i) du siège, (ii) des chargés de mission (iii) le cas échéant, des consultants externes

(hors réservation d’hôtels, de vols intérieurs, et de chauffeurs):

  • En lien avec les chargés de mission, assurer la prise des rendez-vous et (re)confirmation ;
  • Réalisation des tâches administratives liées au volet sécurité des missions : fiche Ambassade, réservation et organisation des escortes ;
  • Communication aux missionnaires des informations utiles : lettres d’invitation, planning provisoire et final, etc. ;
  • Consultation et mise à jour du planning partagé (missions annoncées et confirmées, réservation salle de réunion).
  • Tenir le tableau de suivi des délais de délivrance des avis de non-objection ;
  • Réaliser des prises de notes et rédiger le compte-rendu des réunions opérationnelles.

PROFIL

  • Etre titulaire au moins d’un diplôme BAC+3 en administration, secrétariat/assistanat de direction ou gestion ;
  • Avoir au minimum 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire ;
  • Démontrer une parfaite maitrise du français écrit et oral ;
  • Démontrer une parfaite maîtrise des outils informatiques et suite Office : Outlook, Word, Excel, PPT ;
  • Etre dynamique, motivé et proactif dans une position d’appui et à plusieurs responsables ;
  • Faire preuve d’une réelle capacité d’organisation, de travail en équipe et dans des délais contraints.

COMPOSITION DU DOSSIER DE CANDIDATURE

  • Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références,
  • Lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur Général de ICI Partenaire Entreprises,
  • Photocopie de la pièce d’identité (ou passeport) valide, Photocopie légalisée des diplômes et attestations.

DEPOT DES DOSSIERS

Merci de faire parvenir votre dossier au plus tard le 23 novembre 2020 à 18h00 à

  • ICI Partenaire Entreprises , 01 BP 6490 Ouagadougou 01 – 40 avenue Kwamé N’Krumah, Pôle

Ressources Humaines – Tél. : +226 25 31 05 53 / 80 – Ouagadougou – Burkina Faso

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