UN (E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET CAISSIER

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WORLD VISION
ONG INTERNATIONALE CHRETIENNE CENTREE SUR L’ENFANT
RECRUTE UN (E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET CAISSIER

Organisation : World Vision Burkina Faso
Département : Finance
Durée du Contrat : 1 an renouvelable
Type de Contrat : Contrat Local
Lieu du travail : Ouagadougou, Burkina Faso
Date limite de clôture : 15 Mai 2021 à 17 :00 GMT.

OBJECTIF DE LA POSITION :
Le caissier est responsable de la caisse et est garant du respect des procédures financières de World Vision dans ce domaine. Il/elle sera en charge de faciliter les tâches administratives pour s’assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau.
Membre du Département Finance et sous la supervision du Senior Finance Officer, l’Assistant Administratif et cassier aura à soutenir dans les domaines suivants :

RESPONSABILITÉS MAJEURES

1) S’assurer du respect des procédures de World Vision notamment les procédures en matière de gestion de la caisse.

2) Organiser les documents comptables (factures et autres pièces justificatives des Dépenses)
• Réceptionner les documents
• Apposer le tampon « payé » sur chaque facture payée.
• Respecter les procédures d’archivages mis en place (classement et archivage électronique des documents)
• Collecter la documentation nécessaire auprès de tous les départements (Chefs de projet, …) et des partenaires
• En cas d’audit, collecter les documents demandés

3) Tenue de la Caisse

• Tenir à jour le livre de caisse de manière quotidienne et effectuer les décaissements et encaissements : la caisse doit être vérifiée et clôturée chaque jour. Le solde de
clôture quotidien de la caisse doit correspondre aux documents présentés
• Sous la supervision du responsable hiérarchique, effectuer le suivi des avances du personnel sur une base hebdomadaire.
• Réaliser un contrôle hebdomadaire entre le solde du livre de caisse et l’argent physique.
• Formaliser le résultat du contrôle et le communiquer au Responsable financier
• S’assurer que le réapprovisionnement repose sur les dépenses réelles. Les réapprovisionnements doivent être accompagnés d’une documentation suffisante, y compris les pièces de caisse, les factures et reçus justifiant tous les décaissements.
• Ecrire les pièces de caisse et remplir le relevé de caisse ou le formulaire de réapprovisionnement pour demander des fonds pour reconstituer la caisse

4) Assistance Administrative

• Faciliter la planification d’événements, à l’organisation des voyages, des rendez-vous, ou la location des salles, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.
• Réceptionner et faire le suivi des factures et leur paiement (d’eau, d’électricité, gaz, téléphone, internet, et autres abonnements du bureau, des résidences, etc.).
• Suivre la préparation des contrats et les renouvellements pour tous les prestataires de services publics.
• Collecter et consolider les demandes de matériel et équipements pour en émettre les commandes.
• Se charger de la réception et de la distribution de matériaux et équipements de bureau.
• Tenir un inventaire des biens, les garder, les étiqueter et conserver la liste des inventaires mensuels du bureau, des résidences des équipes et des locaux loués.
• Superviser le travail des chauffeurs et des techniciens de surfaces.

AUTRES RESPONSABILITÉS :

• Exécuter toute autre tâche dans le cadre de la comptabilité.

Qualifications : Formation/Connaissances/Connaissances Techniques et Expériences
Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, expériences, etc.

Qualification minimum exigée :

• Titulaire d’un Diplôme BAC + 2 minimum en Comptabilité ou diplôme équivalent
• Expérience de 2 à 3 ans
• Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, SunSystems…)
• Bonnes compétences en planification et organisation du travail
• Bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles
• Bonnes compétences en français écrits et parlés et avoir des notions en anglais

COMMENT POSTULER :

Si vous souhaitez postuler à ce poste, veuillez envoyer votre candidature (CV + Lettre de motivation) par email à l’adresse suivante : [email protected] en mentionnant comme objet du mail le poste auquel vous postulez.

Tout candidat remplissant les conditions ci-dessus mentionnées pourra postuler.

Bien que nous remerciions tous les candidats pour leur intérêt, seules les personnes dont les candidatures seront sélectionnées pour des entretiens seront contactées pour la suite du processus.