Logisticien de Base

OFFRE DE POSTE

Informations préliminaires sur le poste
Intitulé du poste Logisticien de Base
Pays & base d’affectation Burkina Faso, Fada
Rattachement hiérarchique Coordinateur Terrain
Création / Remplacement                   Création
Durée 4 mois avec possibilité de renouvellement

Description du poste

Objectif global
Sous la responsabilité du Coordinateur Terrain et dans le respect du cadre défini par le coordinateur logistique, le logisticien de base (externe) participe au bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécessaires au déroulement des programmes, et participe activement à la gestion de la sécurité des équipes et équipements à la disposition des bases sous sa responsabilité.

Responsabilités et champs d’actions
Dans la globalité, le Logisticien de base (externe) participera à :
1. Participer à la gestion sécuritaire des sous bases (Sécurité passive : Bâtiment & NRG)
2. Gestion des achats
3. Contrôler la bonne tenue des stocks et approvisionnements
4. Gestion des équipements
5. Gestion du parc automobile
6. Superviser et encadrer les équipes logistiques sous sa supervision
7. Autres activités générales
8. Satisfaire quelques conditions spécifiques

Objectifs spécifiques et activités associées
1- Gestion sécuritaire de la base :

  • Il (Elle) veille à ce que tous les membres du personnel connaissent et respectent les procédures de sécurité notamment lors des déplacements terrain ;
  • Il (Elle) participe à la collecte des informations sur la situation sécuritaire de la zone d’activité de la base et de la région dans laquelle elle se situe, et retransmet ces informations au responsable de base et au référent sécurité et développement
  • Il (Elle) signale tout incident interne ou externe à la base à son supérieur direct et propose des solutions ;
  • Il (Elle) veille au bon fonctionnement et à l’entretien des moyens de communication (téléphones satellitaires, téléphonie mobile, internet) et en rend compte périodiquement au coordinateur logistique ;
  • Il (Elle) veille à ce que les visites techniques des extincteurs des maisons soient respectées ;
  • Il (Elle) veille à ce que les kits premiers secours soient présents et complets dans les maisons et des véhicules ;
  • Il (Elle) rédige les rapports et inventaires liés à la sécurité, si besoin.
  • Il (Elle) s’assure que les installations électriques des sous bases sont conformes aux standard PUI
  • Il (Elle) s’assure que les mesures des suretés/Sécurités pour dimunition des risques dans les sous bases sont bien installés et connues des occupants.

2- Gestion des achats :

  • Il (Elle) effectue un plan d’achats pour les besoins opérationneles des équipes et bases conformement aux disponibilités budgetaire
  • Il (Elle) execute la chaine d’approvisionnement dans le respect des procédures établies ;
  • Il (Elle) prépare les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achat officiel de l’ONG (DA, demande de cotations auprès des fournisseurs, tableaux comparatifs, PV de sélection, Bon de commande…) et transmet les résultats au coordinateur logistique et à son adjoint en toute transparence et objectivité, dans l’intérêt exclusif de PUI ;
  • Il (Elle) assure le suivi des commandes, gère les litiges avec les fournisseurs de sa base d’affectation ;
  • Il (Elle) supervise l’ensemble des flux de marchandises et veille au respect des procédures internes ;
  • Il (Elle) assure l’archivage des documents d’achat conformément aux procédures internes.
  • Il (Elle) participe à la rédaction de la demande d’approvisionnement de la base ;
  • Il (Elle) travaille en coordination avec l’administration pour la gestion des achats et la gestion administrative de son équipe ;
  • Il (Elle) fait respecter les délais imposés par la logistique pour le bon fonctionnement de la base ;
  • Il (Elle) tient à jour une base de données des fournisseurs en veillant à ce que leurs dossiers administratifs soient à jour (acquittement des taxes, enregistrement au registre du commerce, etc…).

3- Contrôler la bonne tenue des stocks et approvisionnements conformément aux procédures PUI

  • Il (Elle) assure la bonne du cahier de stock et du transport sur le terrain des matériels.
  • Il (elle) doit : Veiller en permanence à la propreté et au rangement correct du magasin, conformément aux procédures de Première Urgence-Aide médicale Internationale ;
  • Identifier les équipements après leurs achats grâce à un code logistique répondant à des règles d’encodage précis ;
  • S’assurer du remplissage des documents concernant le magasin (fiches de gestion des stocks, bon de sortie, bon de réception), et donc savoir à tout moment ce qui se trouve en stock et en quelle quantité ;
  • Analyser et anticiper les besoins en consommable (stock minimum…) ;
  • Connaître et pouvoir justifier tous les mouvements de produits (entrées et sorties) du magasin ;
  • Rapporter au Coordinateur logistique et adjoint toute perte ou toute anomalie concernant les stocks.

4- Gestion durable des équipements :

  • Il (Elle) identifie les équipements après leurs achats grâce à un code logistique ;
  • Il (Elle) assure l’affectation, la maintenance et le suivi des équipements mis à disponibilité des équipes (téléphone, laptop, carte téléphone, générateur, etc..) ;
  • Il (Elle) participe à l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires ;
  • Il (Elle) effectue l’inventaire physique mensuel de la base et met à jour les bases données et les transmet au coordinateur logistique et son adjoint ;
  • Il (Elle) établit les documents relatifs à la gestion des équipements (fiche de réparation, fiche de perte, attestation de responsabilité, certificat de donation) ;
  • Il (Elle) assure la gestion et le bon fonctionnement du générateur (formation des gardiens : suivi du log book) ;
  • Il (Elle) archive tous les documents relatifs à la gestion du patrimoine et des équipements dans le Drive mission ;

5- Gestion du parc automobile de la Base :

  • Il (Elle) supervise le suivi des véhicules (état, documents administratives, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi ;
  • Il(Elle) supervise le bon fonctionnement des véhicules, leur maintenance et la conduite des réparations nécessaires.
  • Il (Elle) contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.
  • Il (Elle) s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books) ;
  • Il (Elle) veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).
  • Il (Elle) effectue une analyse sur le dimensionnement du parc automobile necessaire aux besoins des opérations

6- Gestion des déplacements :

  • Il (Elle) met en place avec les gardiens les procédures internes en termes de communication et sécurité pendant les déplacements des équipes ;
  • Il (Elle) récupère les suivis mensuels pour établir les rapports logistiques.

7- Superviser et encadrer les équipes logistiques :

  • Il (Elle) supervise, délègue, soutient et encadre ses équipes dans la réalisation de leur travail ;
  • Il (Elle) réalise les plannings des gardiens et des chauffeurs et s’assurent de la bonne application de ceux-ci ;
  • Il (Elle) anime des réunions régulières avec ses équipes ;
  • Il (Elle) veille à ce que l’ensemble du personnel respecte les procédures logistiques de Première Urgence-Aide Médicale Internationale et de ses bailleurs de fonds ;
  • En collaboration avec les services administratifs et opérationnels, effectue le suivi des congés du personnel logistique, afin d’assurer le bon déroulement des activités de la base, dans le respect des procédures administratives ;
  • Il (Elle) fait remonter à son responsable hiérarchique tout problème significatif rencontré avec les membres de son équipe

8- Autres activités générales :

  • Rédaction de rapports hebdomadaires et de rapports mensuels des activités logistiques de ses bases ;
  • S’assure de l’entretien et de la propreté de ses bases ;
  • Organise et contrôle les travaux de maintenance nécessaire au bon fonctionnement des bases ;
  • Assure du suivi des avances qui lui sont attribuées :
  • S’assurer de la conformité des factures : Nom du fournisseur et tampon ou cachet si disponible ; à défaut : son numéro de téléphone et numéro de carte d’identité / Date / Description des articles ou prestations achetées / Quantité / Prix unitaire / Prix total / Numéro de facture / Signature de l’émetteur de la facture / Tampon ou mention « payé comptant » ou équivalent
  • Solder les avances auprès du service administratif dans le délai imparti

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

COMPOSITION DU DOSSIER

Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :
– une lettre de motivation et
– un CV en français
– Le CNIB
– Copie des diplômes
– Contacts de deux personnes référence
Au bureau Première Urgence Internationale , Zogona, Secteur 22 (ex 13), Ouagadougou ou
Au Bureau Première Urgence Internationale à Fada N’gourma, Secteur 6 Nord
ou encore par courriel e-mail à l’adresse email : [email protected] au plus tard le vendredi 19 février 2021 à 17H00.
NB :
– Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « PUI – recrutement BFA » avec intitulé du poste auquel vous postulez . Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retourné

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