Office Manager

POSTE : Office Manager

RECRUTEUR :  l’ONG IPA.

PAYS : BURKINA FASO

LOCALISATION : Ouagadougou

CONTRAT : CDD une année renouvelable

DATE DE CLOTURE : 22 Décentre 2020 à 13h 03mn GMT

Date de début du contrat souhaitée : 04 Janvier 2021 ou avant si nécessaire

Le Cabinet TELIA CONSULTING est un pool de compétences regroupant : Des expert en management, des spécialistes du droit de travail et de la sécurité sociale, de la fiscalité, du droit des affaires et du droit international privé ; d’anciens inspecteurs et contrôleurs du travail et de la sécurité sociale, riches d’une expérience diversifié dans les domaines du droit du travail et de l’administration à travers ses organisations prévoyance sociale (sécurité sociale, retraite. Maladie) ; des consultants dans divers domaine Gestion des Ressources Humaine, gestion des entreprises, sociologie, droit des affaires, finances publiques, commerce international etc; des formation certifiés et praticiens avertis dans le management d’entreprises, d’Institutions. Dans le cadre de ses activités le cabinet TELIA CONSULTING souhaite recevoir des candidatures pots le recrutement d’un (e) (01) Office Manager au profit de l’ONG IPA.

Sous la supervision directe du Directeur d’IPA pour Afrique de l’Ouest Francophone, le (la) Office Manager assiste ce dernier dans SOS responsabilités en assurai l’effectivité et l’efficacité des opérations journalières du bureau du Burkina Faso, la portée  de son travail inclus d’une part le contrôle de conformité des transactions quant aux politiques et procédures organisationnelles la supervision et l’approbation des opérations quotidiennes et le respect des normes financières, administratives, Logistiques, technologiques et sécuritaires d1PA et d’autre part la gestion des ressources humaines. Les taches de l’Office Manager sont détaillées ci bas :

Gestion administrative du bureau

  • Assister le Directeur dans la mise en œuvre des opérations du bureau, Prévoir, Organiser, Coordonner et Contrôler la mise en œuvre des activités de projets dans le respect Inconditionnel des procédures et des systèmes administratifs d1PA au Burkina Faso, – Signer les petites correspondances officielles engageant le tufeau IPA Burkina Faso et les institutions nationales (lettre de transmission. Payement taxes, demande de visa, etc.).
  • Maintenir les dossiers administratifs et la documentation officielle du bureau bien organisés comme exigé (Accord cadre, Règlement d’Ordre Intérieur. Manuel di personnel, etc…)
  • Autoriser les payements des factures après vérification conjointe avec le Gestionnaire de Recherche, Organiser et superviser d’autres activités de bureau (recyclage, rénovation, planification d’évènements etc.)
  • Représenter les Intérêts de IPA au Burkina Faso brisque le Directeur d’IPA pour l’Afrique de l’Ouest Francophone le demande. S’Informer et analyser les grandes tendances politiques et économiques du Burkina Faso et partager les conclusions.

Gestion des ressources humaine

  • Travailler d’une manière affirmée avec le Directeur d’IPA pour l’Afrique do l’Ouest Francophone afin d’assurer la conformité avec les politiques et procédures globales d’IPA en matière de gestion des ressources humaines tout en assurai l’harmonie avec ta législation locale,
  • Coordonner le recrutement du personnel local et des consultants de façon transparente et objective
  • Préparer et révisé les contrats de personnel local, Evaluer le rendement du personnel et fournir un encadrement et des conseils pour une efficacité maximale,
  • Gérer et archiver les contrats pour tout le personnel et la base de damées dl personnel, Coordonner l’Intégration du personnel entrant,
  • Coordonner les transactions de départ du personnel, coordonner les planifications d’effectifs annuelles ainsi que les évaluations du personnelle
  • Tenir les dossiers du personnel, garer la base de données des enquêteurs, Coordonner les demandes de visa, les prolongations de séjour pour le personnel expatrié,
  • Travailler avec le Directeur pour créer et améliorer continuellement les systèmes de gestion des ressources humaines, Mettre à jour et communiquer les politiques et procédures RH pour les bureaux FWA, Administrer le système de gestion de temps Réplicon pour le personnel local,
  • Calculer, calculer, obtenir les autorisations nécessaires et taire exécuter la paie mensuelle des sialis nationaux et internationaux inclus les consultants (seulement Si payé localement). Gérer les congés du personnel,
  • Gérer la relation entre IPA et la casse de sécurité sociale (CNSS) et garer les différentes polices d’assurances Effectuer d’autres tâches liées as travail qui peuvent être assignées.

Expériences, compétences exiger pour le poste

  • Au minimum, être titulaire d’un master en Gestion des Ressources Humaines, Administration des Entreprises, Finance
  • Faire montre d’une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion administrative et des ressources humaines, de Préférence dans le secteur d’ONG International,
  • Une bonne maîtrise de l’outil informatiques et notamment Microsoft, Excel, Word, Power point, –
  • Capacité de gestion de la confidentielle des Informations du personnel, à se conformer aux pratiques standards, règlements et statuts normalisés, à communiquer efficace en français et en anglais, Bonne gestion du temps et compétences interpersonnelles dans la plantation des tâches, gestion de conflit, maintien de l’esprit d’équipe, Souci du détail, excellentes compétences organisationnelle et capacité à travailler de manière autonome,
  • Intégrité et sensibilité irréprochable à travailler dans une organisation multiculturelle, Aptitude à gérer plusieurs taches à ta fois tout en restant organisé(e).

NB Assurance santé : Prise en charge 60% avec possibilité d’inclure conjoint et allants.

Les personnes intéressées par ce poste peuvent soumissionner leur dossier de candidature qui doit comprendre : Un curriculum vitae détaillé daté et signé ; une demande adressée à Madame. L’Associé Gérante ; Une lettre de motivation ; Copie légalisée du/des diplôme (s) ; Des copies légalisées des attestations et certificats de travail ; Une copie légalisée de la CNIB ou du Passe

DEROULEMENT DU RECRUTEMENT

Le recrutement se fera par une phase de présélection sur dossier, une phase de test écrit et une phase d’entretien oral avec les candidats retenus à rime de la phase pratique avec un comité en vue de la sélection définitive. Pour les candidats intéressés les dossiers sont recevables en version physique de 07h33 à 13h et de 14h à 16h 33 mn au cabinet TELIA CONSULTING situé sur le boulevard de l’Insurrection (ex France -Afrique) au 3eme étage de l’Immeuble Raki Vision ou via l’adresse mail du cabinet [email protected]  pour les fichiers numériques. Pour tout besoins d’Information complémentaires, merci de contacter le Cabinet Telia Consulting au 25 656062/ 79 /1 36 36 /67 63 23 23. NB : Seuls les candidats présélectionne seront contactés.

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