01 ASSISTANT(E) ADMINISTRATION

TITRE  : ASSISTANT(E) ADMINISTRATION

RECRUTEUR  : DIAKONIA

LOCALISATION : OUAGADOUGOU

CONTRAT : CDD DE 12 MOIS RENOUVELABLE

DATE DE PRISE DE SERVICE: IMMEDIATE

DATE LIMITE : 30 OCTOBRE 2020

A PROPOS  DE DIAKONIA

Diakonia est une organisation internationale Suédoise de développement qui a pour objectif général de changer les structures politiques, économiques, sociales et culturelles qui engendrent la pauvreté, les inégalités, l’oppression, et la violence. Diakonia travaille avec la personnes les plus vulnérables, ha partenaires locaux et d’autres partenaires stratégiques pour faire respecter le droit de chacun de vivre dignement- sans distinction d’âge, de classe sociale, de handicap,  d’origine ethnique,  de genre, de nationalité, de conviction politique, de religion, ou d’orientation sexuelle et d’identité.

Dans le cadre de ses activités, Diakonia souhaite recevoir des candidatures pour le recrutement de 01 ASSISTANT(e) ADMINISTRATION

OBJECTIF GENERAL DU POSTE 

Sous la responsabilité du Chargé de l’Administration et des Finances, l’ASSISTANT(e) ADMINISTRATION aura à fournir un soutien administratif au bureau national a ou Régional , par la mise en œuvre de diverses activités, la processus opérationnels qui comprennent la fourniture d’un service de réception,  l’organisation des voyages et la réservation de logements, l’organisation d’événements, l’entretien des bureaux et la gestion des actifs.

TACHES ET RESPONSABILITES

  • Service d’accueil
  • Recevoir et aider les visiteurs en leur fournissant des indications et des informations précises Faire fonctionner le standard téléphonique conformément au protocole approprié Préparation de la correspondance et des rapports de routine
  • Gardien des fournitures de bureau, y compris leur distribution selon les besoins du personnel Aider à la photocopie, au cannage et au classement
  • Mise à jour de l’annuaire téléphonique avec les contacts des principales parties prenantes et d’autres contacts importants
  • Maintenir une zone d’accueil sure et propre et organiser la couverture de la réception
  • Gestion du courrier
  • Trier, enregistrer et distribuer tout le courrier électronique, postal et de messagerie Préparer le courrier sortant ou le service de messagerie pour k ramassage
  • Enregistra les colis de messagerie entrants et en informer le personnel pour qu’il les ramasse Suivi auprès du personnel et des clients en ce qui concerne le courrier non distribué
  • Soutien administratif, financier et logistique
  • Soutenir la mise en œuvre des fonctions et des processus administratifs des Rit Apporter un appui à la section comptabilité
  • Organiser les réservations de voyage et d’hôtel, et obtenir les autorisations de voyage
  • Traiter les réservations d’hôtel et autres pour le personnel et les visiteurs officiels
  • Traiter les demandes de visas et de permis de séjour pour les membres du personnel et leurs personnes à charge
  • Fournir un soutien administratif à l’organisation d’événements. de conférences. d’ateliers et de retraites Préparer et réserver les salles de réunion et les installations de vidéoconférence
  • Extraire, saisir, copier et classer des données provenant de diverses sources
  • Acquisition de toutes les fournitures de bureau et de cuisine selon des directives établies
  • Maintenance des bureaux et gestion des actifs
  • Tenir à jour les dossiers et les registres relatifs à l’entretien des bureaux
  • Maintien du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels. Extraction de données de diverses sources, archivage et classement des documents S’acquitte d’autres tâches et fonctions connexes sur demande

COMPETENCES

  • Démontre sa capacité à identifier les problèmes et propose des solutions
  • Fait preuve de cohérence dans le maintien de l’intégrité et de l’éthique
  • Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe
  • Compétences en matière de secrétariat, administration et de gestion
  • Communication efficace et compétences interpersonnelles
  • Approche cohérente du travail avec énergie et positivisme, attitude constructive
  • Rester calme, maîtriser et être de bonne humeur même sous pression;
  • Réagir positivement aux critiques et aux points de vue divergents.
  • Capacité à exercer diverses fonctions liées au front office, notamment le fonctionnement du standard téléphonique

EXIGENCES

  • Bonne connaissance de la langue Française écrit comme oral
  • La capacité de comprendre et de parler l’anglais est souhaitable
  • Prouver d’une belle expérience pertinente en matière d’appui administratif

CONDITIONS DE TRAVAIL

Environnement de bureau satisfaisant avec une exposition minimale à des conditions de travail défavorables; le travail implique souvent le fait d’utiliser des claviers et de rester assis pendant de longues périodes, ce qui peut entraîner des problèmes de fatigue oculaire et de stress.

DOCUMENTS A FOURNIR

  • Un Curriculum Vitae :
  • Une lettre de motivation adressée à la Directrice Pays de Diakonia au Burkina Faso
  • Une justification de l’expérience professionnelle (Certificats et/ou Attestations de travail)
  • Copies des diplômes d’études.

COMMENT POSTULER?

Postuler en envoyant vos documents par email à [email protected]   avec en objet « RECRUTEMENT ASSISTANT(e) ADMINISTRATION » au plus tard le VENDREDI 30 OCTOBRE 2020.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour le test écrit et entretien.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

AU REGARD DE L’URGENCE ET DES CONTRAINTES EN LIEN AVEC CETTE POSMON, DIAKONIA SE RESERVE LE DROIT DE CLORE LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT AVANT LA DATE INDIQUEE.

Avant de postuler, veuillez vous assurer que vous avez bien lu les exigences du poste et que vous remplissiez bien les conditions.

Partagez et envoyez cette annonce à vos amis !