Chargé de l’Administration

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Poste proposé : Chargé de l'Administration

Vos missions :

Gestion efficace administrative du bureau:

• Mettre en oeuvre les politiques et procédures en matière de gestion administrative de l'AEN;
• Assurer le suivi des contrats des baux (à usage professionnel et d’habitation), d’entretien et maintenance des équipements et du bureau ainsi que le gardiennage ; 
• Recevoir les demandes de paiement et s’assurer de la conformité des supports;
• Assurer le suivi de la propreté et bonne tenue des locaux de l’AEN (lieux toujours propres et présentables, en particulier l’espace d’accueil) ;
• Veiller au bon fonctionnement et au remplacement, si nécessaire, du matériel de bureau et du mobilier;
• Relation avec les ministères et préparation des documents nécessaires au différentes conventions avec les ministères

Gestion efficace de l'approvisionnement du bureau:

• Mettre en œuvre les politiques et  procédures en matière de gestion d’approvisionnement et de contractualisation ; 
• Mettre en place et mettre à jour annuellement une base de données ou un répertoire des fournisseurs et prestataires qualifiés dans le domaine des biens et services  et procéder a la vérification anti terrorisme des fournisseurs retenus;
• Assurer la planification des achats bureau et terrain des biens et services en fonction du plan d'approvisionnement;
• Procéder à des études de prix sur les différents types de biens et services et tenir un catalogue des prix ; 
• Rédiger en collaboration avec le Coordinateur Logistique Administratif et RH les contrats avec les fournisseurs, prestataires de services et veiller à l’application correcte des termes des contrats ;
• Assurer un suivi rigoureux des délais de livraison et attirer l’attention du responsable de l’activité pour les dispositions à prendre ;
• Documenter toutes les passations de marché (procès-verbal) dûment signés par les membres de la commission et approuvés par les signataires appropriés ;
• Mettre à jour et partager périodiquement le suivi des achats;
• Prendre part à la réception provisoire et définitive des travaux et infrastructures et s’assurer de la conformité des biens et services reçus par rapport aux bons de commande ou clauses contractuelles;

Gestion efficace de la logistique du bureau:

• Veiller sur la mise en application des règles et procédures de gestion des biens (véhicules, moto, générateur et des stocks de consommables) afin d’y assurer une gestion efficace et efficiente des ressources de l’organisation ;
• Veiller à l'utilisation des véhicules/motos en conformité avec les procédures en vigueur au sein d’AEN;
• Veiller à l’acquisition et au renouvellement des documents administratifs des véhicules et motos dans les délais requis ;
• Assumer la responsabilité des mouvements de véhicules, de sécurité et de maintenance par la planification des déplacements, la gestion des chauffeurs, l'entretien des véhicules et la gestion du carburant, les assurances, les visites techniques, etc.
• Maintenir les cahiers de bord dans les véhicules et préparer un rapport mensuel de consommation de carburant en collaboration avec les finances ;
• Assurer le suivi de consommation et des coûts des véhicules et générateur;

Gestion efficace des ressources humaines au Burkina Faso:

• Assister dans la gestion administrative du personnel local en étroite collaboration avec le Coordinateur des Ressources Humaines (suivi des contrats, demande de visa, rupture des contrats de travail…);
• Tenir et mettre à jour les dossiers du personnel et veiller à la conformité des informations relatives au personnel et contenues dans leurs dossiers avec celles utilisées pour la paie du personnel;
• Appuyer à la gestion administrative des congés du personnel de au Burkina Faso en collaboration avec le Coordinateur RH (édition, suivi de l’approbation et archivage des demandes congés du personnel) ;
• Gestion des dossiers des employés à l’INPS (renouvellement des pièces périodiques des employés, les allocations familiales des employés, la confection des cartes d’assurés) 
• S’assurer que les procédures du système de gestion de performance du personnel administratif ainsi que leur formation ;
• Mettre à jour la base de données du personnel du Burkina Faso;
• Tenir les Procès-verbaux lors des réunions du staff et en assurer l’archivage, 
• Agir promptement et positivement en donnant un appui nécessaire aux autres collègues pour le bon fonctionnement du service ;

Profil recherché pour le poste : Chargé de l'Administration
  •  Avoir un diplôme universitaire Bac+2 en administration, gestion, droit, rh, connexe ou une expérience relevant dans le domaine.
  •  Avoir une expérience d'au moins deux ans dans un poste similaire avec une ONG internationale de préférence.

Qualité personnelle:

  • Professionnalisme 
  •  Indépendance
  •  Loyauté
  •  Esprit d'aide aux autres et modestie
  •  Pro-activité

Les candidatures peuvent être envoyés à l adresse : [email protected] en mettent en objet "Chargé de l'Administration".

AEN se réserve le droit de contacter les candidats(es) potentiels(les) aux pour un test ou une interview au fur et mesure. 

Les candidatures féminines sont fortement encourager. 

Critères de l'annonce pour le poste : Chargé de l'Administration
Métier :
Achats
RH, formation
Secteur d´activité :
Administration publique
Secrétariat
Transports, logistique, services postaux
Type de contrat :
CDD
Région :
Dédougou - Fada N'Gourma - Ouagadougou
Ville : Ouagadougou
Niveau d'expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d'études :
Bac+2
Langues exigées :
anglais intermédiaire
français courant
Nombre de poste(s) : 1