Responsable Administratif et Financier

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Poste proposé : Responsable Administratif et Financier

Sommaire de la fonction

  • Sous la responsabilité du Directeur du projet au Burkina Faso, la personne titulaire du poste a le mandat d'appuyer la personne directrice dans la gestion administrative et financière sur le terrain selon les normes et pratiques comptables reconnues au Canada (à l’aide du Guide des opérations administratives terrain), de même que les exigences administratives en vigueur au Burkina Faso. Elle participe à l’ensemble des activités de planification et de suivi de la mise en œuvre du projet.

Responsabilités principales

Gestion financière

  • Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs et financiers du projet en conformité avec le guide des opérations administratives terrain (GOAT) et des clauses contractuelles du bailleur de fonds ;
  • Proposer des améliorations pour rendre la gestion administrative et logistique plus efficiente ;
  • Veiller à ce que tous les contrôles administratifs et financiers soient réalisés auprès des partenaires, institutions et des consultant.e.s  ;
  • Coordonner l’élaboration des rapports comptables mensuels conformément au GOAT, les faire approuver par personne directrice du projet et les faire parvenir au siège clé en main, dans les délais impartis ;
  • Veiller à la conformité des budgets terrain (selon le plan de mise en œuvre et les plans de travail annuels) en collaboration avec l’équipe projet ;
  • Contrôler et surveiller les entrées et les sorties de fonds déposées dans les comptes bancaires ou détenus en caisse ;
  • S’assurer que le compte bancaire a toujours suffisamment de fonds et faire les demandes de transfert en temps opportun ; 
  • Assurer le suivi avec l’institution bancaire retenue pour le projet ;
  • Conjointement avec la personne responsable de la comptabilité, veiller au paiement du personnel employé et effectuer les remises gouvernementales adéquates ;
  • Procéder à la signature des chèques avec la personne directrice du projet sur le terrain ;
  • Effectuer un suivi budgétaire des dépenses terrain selon les données transmises par le siège ; • Analyser et commenter éventuellement les écarts budgétaires ;
  • Assurer la validité et veiller au respect des clauses contractuelles : fournisseurs, sous-traitants, consultant.e.s, partenaires, etc. ;
  • Veiller à la validité et à la conformité des pièces justificatives (originales et scannées) soumises et apporter un complément d’information par écrit, au besoin.
  • Préparer et participer aux différents audits du projet

Gestion des ressources humaines 

  • Appuyer la personne directrice du projet du projet dans la gestion générale des ressources humaines du projet ;
  • Encadrer et superviser l’équipe administrative terrain (comptable, logisticien, chauffeurs, gardiens, personnel d’entretien) ;
  • Veiller à la conformité des fiches de paie et feuilles de temps ;
  • Assurer la prise en compte des besoins de l’ensemble des membres de l’équipe projet pour mettre en place une coordination administrative efficiente ;
  • Veiller au respect du code du travail du pays d’affectation, des lois sur les différentes retenues salariales et mettre une attention particulière à leur application ;
  • Appuyer le recrutement de ressources ponctuelles ;
  • Contribuer, s’il y a lieu, à l’évaluation du personnel administratif conjointement avec la personne directrice du projet du projet sur le terrain ;
  • S’assurer de la tenue à jour des dossiers de l’ensemble des employé.e.s du projet : congés, absences, personnes à charge, avis, promotion et évaluation de rendement.

Gestion des équipements et biens

  • Veiller au respect strict de la procédure d’approvisionnement du projet en biens et services ;
  • Gérer les biens du projet selon les guides des procédures du projet ;
  • Vérifier la mise à jour de l’auxiliaire des immobilisations, fourni par le CCISD et en attester l’existence physique une fois par année ;
  • Assurer le suivi de l’installation et de la maintenance des immobilisations et équipements du projet ;
  • Veiller à ce que les stocks, les équipements et matériels acquis au profit du projet soient régulièrement protégés, puissent être contrôlés à tout moment et en faire périodiquement les inventaires ;
  • S’assurer que toutes les annexes des véhicules sont complétées convenablement et exemptes  d’anomalies.

Autres tâches

  • Assurer une communication fluide et constante avec le personnel du siège (responsable administrative, technicien en administration et responsable de projet au besoin) ;
  • Entretenir des relations avec les partenaires en lien avec son champ d’expertise, avec les autres bailleurs de fonds et avec les organismes internationaux, selon les besoins identifiés par la personne directrice du projet ;
  • Veiller au respect de l’application de la grille de per diem du projet ;
  • Rencontrer régulièrement sa supérieure hiérarchique pour faire le point sur les activités réalisées et à venir, pour demander conseil. Toute défaillance ou retard rencontrés ou envisagés dans la réalisation des activités doit être immédiatement signalé ;
  • Lorsque nécessaire, participer aux rencontres de concertation avec les partenaires à tous les niveaux (DDS/DRS, EEZS/ECD) ;
  • Appuyer l’équipe du projet dans la production sur le terrain des rapports semestriels et annuels du projet ;
  • Appuyer la mise en œuvre du Guide de sécurité du CCISD dans le pays d’affectation ;
  • Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire pour la bonne marche du bureau et des activités.
Profil recherché pour le poste : Responsable Administratif et Financier
  • Avoir un diplôme d’études supérieures en comptabilité et gestion au moins un BTS dans les domaines de la gestion, la comptabilité et l’administration;
  • Avoir au moins 5 années d’expériences dans des fonctions similaires;
  • Avoir une connaissance d’au moins 2 logiciels comptables;
  • Avoir des connaissances sur l’établissement d’un budget et le suivi budgétaire adéquat; 
  • Avoir de l’expérience en passation de marchés;
  • Être en mesure d’organiser des ateliers et séminaires;
  • Maîtriser les logiciels Word, Excel, Power Point, et également l’Internet; 
  • Démontrer une parfaite maîtrise de la langue française se révèle également essentiel;
  • Avoir une bonne capacité de travailler sous pression et d’apprendre rapidement;
  • Démontrer une grande disponibilité, ponctualité, polyvalence, adaptabilité, esprit d'initiative, discrétion; 
  • Avoir le sens de l'organisation et des responsabilités;
  • Démontrer un bon esprit d’équipe;
  • Avoir une expérience dans des projets de coopération internationale serait un atout;
  • Posséder une expérience positive de collaboration avec la coopération canadienne pour la connaissance du système comptable, du langage, et de la culture organisationnelle, serait un atout.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de fournir :

1. Une lettre de motivation

2. Un curriculum vitae détaillé faisant état des expériences professionnelles du candidat ou de la candidate dans le domaine recherché

3. Les noms et contacts de trois personnes de référence à contacter au besoin

Les candidatures doivent être adressées uniquement par courrier électronique, au plus tard le 18 décembre 2021, à l’adresse suivante : [email protected] en indiquant l’intitulé du poste en objet.

Seules les personnes retenues pour un entretien seront contactées. Nous respectons les principes d'équité en matière d'embauche. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Critères de l'annonce pour le poste : Responsable Administratif et Financier
Métier :
Gestion, comptabilité, finance
R&D, gestion de projets
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Santé, pharmacie, hôpitaux, équipements médicaux
Type de contrat :
CDD
Région :
Banfora
Ville : Banfora
Niveau d'expérience :
Expérience entre 5 ans et 10 ans
Niveau d'études :
Bac+2
Langues exigées :
français bon niveau
Nombre de poste(s) : 1