Un (e) Chargé (e) Administration

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A Ouagadougou, Burkina Faso

Contexte

L’Aide de l’Eglise Norvégienne (AEN) est une organisation non-gouvernementale Norvégienne présente au Mali depuis 1984 et au Burkina Faso depuis 2020. Nous travaillons pour et avec les populations pauvres et marginalisées à travers des programmes de développement, l’assistance humanitaire et le plaidoyer.

L’AEN est membre d’ACT Alliance qui est la plus grande coalition d’églises protestantes et orthodoxes et d’organisations liées aux églises engagées dans l’humanitaire, le développement et le plaidoyer dans le monde.

Dans notre travail nous utilisons les approches basées sur les droits, l’équité genre et < >. Nous intervenons selon les principes de la redevabilité, la transparence et la participation. Pour la période de 2020 à 2024, L’AEN concentre ses efforts sur les domaines suivants :

Eau, hygiène et assainissement – Violences basées sur le genre et santé de la reproduction ; Construction de la paix et cohésion sociale.

L’AEN travail dans les régions de Tombouctou, Kidal, Gao, Ménaka et Mopti au Mali et Dédougou, Boromo, Pourra au Burkina Faso. Notre travail est basé sur le partenariat avec des ONG nationales établies et sur une collaboration directe avec les acteurs émergents de la société civile.

Par cet avis de recrutement, nous cherchons un (e) Chargé (e) Administration : pour notre bureau à Ouagadougou.

Durée contrat initial : 8 mois

Principales responsabilités

Gestion efficace administrative du bureau ;

Gestion efficace de l’approvisionnement du bureau ;

Gestion efficace des ressources humaines au Burkina Faso ;
Point focal sécurité au Burkina Faso.

Principales taches

• Mettre en œuvre les politiques et procédures en matière de gestion administrative de l’AEN ;
• Assurer le suivi des contrats des baux (à usage professionnel et d’habitation), d’entretien et maintenance des équipements et du bureau ainsi que le gardiennage ;
• Recevoir les demandes de paiement et s’assurer de la conformité des supports ;
• Assurer le suivi de la propreté et bonne tenue des locaux de l’AEN (lieux toujours propres et présentables, en particulier l’espace d’accueil) ;
• Veiller au bon fonctionnement et au remplacement, si nécessaire, du matériel de bureau et du mobilier ;

• Relation avec les ministères et préparation des documents nécessaires au différentes conventions avec les ministères ;
• Veiller au respect des normes nationales pour les opérations des ONGs au Burkina Faso (permis,
Taxes, contrats, etc.)
• Mettre en œuvre les politiques et procédures en matière de gestion d’approvisionnement et de contractualisation ;

• Mettre en place et mettre à jour annuellement une base de données ou un répertoire des fournisseurs et prestataires qualifiés dans le domaine des biens et services et procéder a la vérification anti terrorisme des fournisseurs retenus ;
• Assurer la planification des achats bureau et terrain des biens et services en fonction du plan d’approvisionnement ;

• Procéder à des études de prix sur les différents types de biens et services et tenir un catalogue des prix ;
• Rédiger en collaboration avec le Coordinateur Logistique Administratif et RH les contrats avec les fournisseurs, prestataires de services et veiller à l’application correcte des termes des contrats ;

• Assurer un suivi rigoureux des délais de livraison et attirer l’attention du responsable de l’activité pour les dispositions à prendre ;
• Documenter toutes les passations de marché (procès-verbal) dûment signés par les membres de la commission et approuvés par les signataires appropriés ;
• Mettre à jour et partager périodiquement le suivi des achats ;
• Prendre part à la réception provisoire et définitive des travaux et infrastructures et s’assurer de la conformité des biens et services reçus par rapport aux bons de commande ou clauses contractuelles ;"

• Assister dans la gestion administrative du personnel local en étroite collaboration avec le Coordinateur des Ressources Humaines (suivi des contrats, demande de visa, rupture des contrats de travail…) ;
• Tenir et mettre à jour les dossiers du personnel et veiller à la conformité des informations relatives au personnel et contenues dans leurs dossiers avec celles utilisées pour la paie du personnel ;

• Appuyer à la gestion administrative des congés du personnel au Burkina Faso en collaboration avec le Coordo RH (édition, suivi de l’approbation et archivage des demandes congés du personnel) ;
• Gestion des dossiers des employés à l’INPS (renouvellement des pièces périodiques des employés, les allocations familiales des employés, la confection des cartes d’assurés)

• S’assurer que les procédures du système de gestion de performance du personnel administratif ainsi que leur formation ;
• Mettre à jour la base de données du personnel du Burkina Faso ;
• Tenir les Procès-verbaux lors des réunions du staff et en assurer l’archivage,
• Agir promptement et positivement en donnant un appui nécessaire aux autres collègues pour le bon fonctionnement du service ;
• Assurer le rôle de point focal en matière de la gestion de sécurité.

" Qualifications personnelles

Sens de l’organisation et de la gestion des priorités

Réactivité, anticipation, capacité à prendre des initiatives

Bonne maîtrise de Word et Excel.

Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit indispensable

Qualifications professionnelles
Avoir un diplôme universitaire Bac+2 en administration, gestion, droit, RH, connexe ou une expérience relevant dans le domaine.
Avoir une expérience d’au moins deux ans dans un poste similaire avec une ONG internationale de préférence.

Dossier de candidature

Le dossier de candidature doit inclure une lettre de motivation, un CV mise à jour maximum deux pages et des trois personnes de références.

Les candidats qui remplissent les critères et les conditions décrites ci-dessus doivent envoyer leur dossier par mail à : [email protected] au

Plus tard le 25 avril 2022 à 23h59 mn. Porter en objet du courriel

«  Candidature pour le poste de Chargé d’Administration ».

Toute candidature qui n’aura pas respecté les consignes ne sera pas acceptée
Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour un test écrit ou interview. Les candidats qui réussissent le test seront contactés et invités pour une entrevue.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.