Un(e) Responsable Administrative et Financière (RAF)

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L’Initiative Pananetugri pour le Bien-être de la Femme (IPBF), organisation féministe de référence, est née de la volonté de jeunes filles et garçons dynamiques désirant apporter leur contribution significative à l’épanouissement de la femme dans tous les domaines : juridique, socio-économique et culturel.

Persuadé-e-s que le développement de la femme passe forcément par sa capacité de résilience et ses capacités à défendre ses intérêts et à surmonter les obstacles ; l’IPBF focalise ses interventions sur le développement du leadership féminin et l’empowerment, surtout chez les jeunes filles et jeunes femmes.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision de la directrice exécutive, Le/la Responsable Administrative et Financière (RAF) est responsable au sein de l’organisation de l’ensemble de la gestion administrative, financière comptable et logistique.

A ce titre, il/elle est garant(e) de la mise en œuvre des moyens, la fourniture régulière d’information financière fiable et précise en interne et à l’externe auprès des partenaires et des institutions publiques et a en charge de :

  Assurer la gestion administrative et financière des projets et de l’organisation ;
  Mettre en œuvre la politique de Gestion des Ressources Humaines et gérer les Ressources Humaines ;

  Assurer le soutien logistique aux activités de l’organisation ;
  La réalisation et la présentation des états financiers de synthèse périodiques et annuels (bilans, comptes de résultat, annexe) dans le cadre de l’audit de certification des comptes.

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITES

Assure la gestion administrative générale de l’IPBF
Assure le respect des textes et procédures en vigueur
  Valide les documents officiels par les services compétents (immatriculation au service des impôts, immatriculation à la CNSS, enregistrement des contrats de travail à l’inspection du travail, …) ;
  Applique le manuel de procédures, le met à jour/l’actualise ainsi que tout autre document nécessaire à la bonne mise en œuvre des activités ;
  Participe aux cadres de concertation internes et externes ;
  Présente les documents requis aux autorités, auditeurs, partenaires, …
Gère les ressources humaines
  Mettre en place et suivre la politique RH et de la protection sociale ;
  Participer à la définition ou à l’actualisation des fiches de poste en collaboration avec la chargée de programme et la Directrice exécutive ;
  Veille à l’application du manuel RH ;

  Organise les évaluations annuelles du personnel ;
  Participe à l’élaboration d’un plan de formation au profit de l’IPBF et assure le suivi de la mise en œuvre dudit plan ;
  Respecte les procédures relatives à la gestion des ressources humaines : recrutement d’un employé, prorogation, fin ou rupture d’un contrat, etc. ;
  Garantir l’intégration des nouveaux employés ;
  Tenir à jour le dossier individuel du personnel (avis de poste, rapport de recrutement, PV de délibération des jurys, lettre de notification d’embauche, les évaluations des performances ; certificats administratifs et de cessation, certificat de travail, etc.) ;
  Gérer les salaires (cotisations sociales, IUTS, livre de paie, fiches de paie etc.) ;
  Superviser le personnel sous sa responsabilité.
Gère la logistique
  Elabore et met en œuvre un plan de passation annuel ;
  Participe à la définition des règles de sécurité au travail (manuel de sécurité) et veille aux respects stricts desdites règles ;
  Etabli et met en œuvre un planning de la maintenance préventive et curative des équipements ;
  Respecte les procédures d’acquisition des biens et des services et assure les approvisionnements ;
  Classe et archive les documents fondamentaux et importants ;
  Collabore avec les cabinets d’expertise (comptable, audit, fiscalité) ;
  Assure les sauvegardes informatiques périodiques du SAF ;
  Effectue l’inventaire périodique et annuel des immobilisations ;
  Assure l’enregistrement des biens mobiliers et immobiliers ;
  Supervise la gestion des stocks.

Assurer la gestion budgétaire et financière
Gestion budgétaire
  S’implique et participer activement à l’élaboration des budgets et du plan d’actions de l’organisation (budget annuel, budgets projets, budgets bailleurs) ;
  Assure le suivi budgétaire de l’organisation (projets et global) ;
  Assure une information financière périodique et régulière pour les responsables des différents projets et programmes permettant le contrôle de gestion ;

  Garanti l’élaboration du budget de fonctionnement et d’investissement de l’organisation en collaboration avec le personnel ;
  Examine les expressions de besoins faites par le personnel et les soumettre pour approbation à la Directrice après vérification des procédures ;
  Approuve les bons d’engagement et de décaissement ;
  Assure l’élaboration dans les délais impartis des rapports financiers de l’organisation (rapports à remettre aux bailleurs, rapports de gestions/suivis budgétaires mensuels, trimestriels, semestriels et annuels) en vertu des procédures en application à l’organisation et aux exigences des bailleurs ;
  Conseille la Directrice Exécutive sur les conséquences financières et comptables des décisions, plans stratégiques et programmatiques.
Gestion financière

  Établit les demandes d’avances dans les délais impartis ;
  Détient les chéquiers et en assure régulièrement le renouvellement ;
  Veille aux réallocations des fonds aux partenaires dans les délais ;
  Demeure la personne de contact avec les bailleurs sur tous les aspects financiers et avec l’Auditeur Interne sur les états de synthèse périodiques et annuels réalisés avec le système d’engagement et sur les procédures internes de gestion. A ce titre, il ou elle répond promptement aux sollicitations/questions des bailleurs et fournisseurs de concert avec la Directrice exécutive ;
  Participe à la mobilisation des ressources ;
  Élabore, suit le plan de trésorerie et contrôle les états de trésorerie périodiques à partir des supports fournis par la Comptable (brouillard de caisse et procès-verbaux d’inventaire, journaux de banque) ;
  Assure une confidentialité sans faille des données administrative et financières de l’organisation.

Assurer la gestion comptable

Tenue de la comptabilité générale d’engagement sur le logiciel
  Assure la formation et la maîtrise du logiciel comptable et est garant(e) de sa bonne utilisation par l’équipe comptable ;
  Assure la mise à jour des différents plans (comptable, analytique, budgétaire…) pour l’utilisation du logiciel.
Tenue de la comptabilité
  Garantit la validité des pièces justificatives, de la codification et de l’enregistrement exact et quotidien des opérations dans le logiciel ;
  Veille à la bonne tenue de tous les journaux de caisse, de banque … ;
  Contrôle et signe les PV de caisse au minimum chaque mois ;
  Contrôle les états de rapprochement bancaire ;
  Garantit l’application des procédures comptables et financières en vigueur au sein de l’organisation et selon les exigences des bailleurs ;
  Effectue le calcul des amortissements ;
  Élabore et analyse les états financiers et effectue des propositions pertinentes d‘actions correctrices aux responsables dans les délais.

Assurer la mise en place d’un système de contrôle interne
Assure le contrôle interne
  Veille à l’application des procédures, conformément au manuel de procédure ;
  Formule des propositions d’actualisation du manuel de procédure ;
  Assure le contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives, des approvisionnements et du patrimoine ;
  Assure le contrôle et le suivi de l’exécution budgétaire ;
  Développe des stratégies pour remédier aux insuffisances identifiées lors des contrôles internes et externes ;
  Garantit la préparation des missions d’audits et des contrôles des partenaires ;
  Participe aux audits financiers
  S’assure que toutes les recommandations des audits sont mises en application de façon permanente.

Gestion code de conduite
  Respecter le Code de conduite de la part de votre équipe en vous engageant à être exemplaire dans vos pratiques et vos comportements ainsi que le suivi à mettre en place pour le respect des politiques et pratiques de prévention du harcèlement, des abus et de l’exploitation sexuels ;
  Partager les valeurs de l’organisation et être engagé dans une approche basée sur les droits, le féminisme et le genre y compris un engagement actif permettant de mettre les droits des femmes au cœur de tout ce que nous faisons ;
  Propriété du bureau, entretien et réparation des biens placés sous sa responsabilité.

PROFIL REQUIS

Compétences essentielles

  Diplôme universitaire (BAC+4 minimum) en finance comptabilité
  Au moins cinq (5) ans d’expérience de travail dans un poste similaire ;
  Expérience en gestion administrative, financière et comptable des ONG et association ….
  Maitrise des procédures de gestion de bailleurs ;
  Maitrise avancée du pack Microsoft Office (Word, Excel …) ;
  Connaissance des logiciels de gestion comptables et financière fréquemment utilisé (QUICKBOOKS, TOMPRO, SAGE...) ;
  Excellent niveau oral et écrit en français, bon niveau d’anglais idéal ;
  Sens de l’organisation, rigueur, bonne écoute, bon relationnel, grande adaptabilité et réactivité ;
  Sens prononcé du travail bien fait et exigeante en termes de respect des échéances ;
  Sens du travail en équipe, dynamique, organisée ;
  Ouverture d’esprit, curiosité, créativité ;
  Aptitude à travailler sur plusieurs missions simultanées, en équipe ou de manière autonome ;
  Force de propositions ;
  Flexible pour une meilleure adaptabilité aux différentes mutations des conditions de travail (de la stratégie à l’opérationnel).

Compétences souhaitables

  Connaissance du milieu des associations et des ONG
  Capacité à travailler avec un minimum d’encadrement, à être proactif, à prendre des initiatives.

CONDITIONS GÉNÉRALES DU POSTE

  Nouveau poste / remplacement : Remplacement
  Type de contrat : CDD de droit burkinabé
  Pays et lieu de travail : Ouagadougou / Burkina Faso
  Département : Finance
  Base de travail : Ouagadougou
  Type de contrat : CDD d’un 1 an renouvelable en fonction de la performance avec 3 mois d’essai
  Horaires de travail : 40 H / SEMAINE
  Date de début souhaitée : Immédiatement

PROCEDURE DE RECRUTEMENT

(1) Présélection sur dossier – (2) Test Ecrit – (3) Entretien Individuel

COMPOSITION DU DOSSIER

  Un curriculum Vitae à jour ;
  Une lettre de motivation avec prétention salariale.

Les candidat(e)s sont prié(e)s d’adresser leur dossier par e-mail à l’adresse : [email protected] en précisant le poste en objet.

NOTA BENE :

L’organisation qui recrute offre :
  La possibilité de faire partie d´une organisation solide et qui constitue une référence dans le domaine du développement du leadership féminin et du féminisme ;
  La possibilité d’intégrer un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle.

? Seules les candidatures retenues seront contactées.

? La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 17 avril 2022 à 18 heure GMT.