GESTIONNAIRE PHARMACIE

Objectif global

Le gestionnaire de stock pharmacie devra assurer le bon fonctionnement général de la pharmacie centrale PUI et un approvisionnement adéquat en médicaments et équipement médical de qualité des différentes bases du projet.
Il doit s’assurer de la bonne gestion des médicaments (approvisionnement, stockage, distribution, suivi des stocks et des consommations) pour l’ensemble de la mission, tant au niveau de la pharmacie centrale qu’au niveau des bases opérationnelles, des cliniques mobiles et des structures de santé soutenues.
La chaîne d’approvisionnement de médicaments doit être sûre, fiable et documentée à tous les niveaux.

Objectifs spécifiques

Le gestionnaire de stock pharmacie est responsable de :

1. Recueil des données, consolidation et analyse ;
2. Gestion des approvisionnements ;
3. Gestion des stocks
4. Encadrement du personnel sur la gestion pharmaceutique et appui technique aux structures de santé appuyées ;
5. Reporting quotidien / réunion
Responsabilités et activités à réaliser

1. Recueil des données, consolidation et analyse

? Il/Elle supervise mensuellement le recueil des données (entrées/sorties, stock, consommations) des bases, des cliniques mobiles et Centres de santé et leur saisie dans le logiciel Sagastock/ fichiers Excel.
? Il/Elle analyse ces données afin d’optimiser la gestion des médicaments et du matériel médical (estimation des besoins, contrôle, approvisionnement, chaîne du froid, dates de péremption, surplus/rupture de stock etc.)
? Il/Elle s’assure de l’utilisation régulière et appropriée des documents de gestion (fiches de stocks, bon de livraisons, outils informatiques etc.) par les gérants des dépôts de médicaments au niveau des cliniques mobiles et centres de santé soutenus.
? Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le service médical afin de vérifier, par rapport aux données épidémiologiques, les états des stocks et des consommations et évaluer la pertinence des prescriptions.
? Il/Elle doit fournir en temps réel toute donnée fiable de stock, consommation, utilisation des médicaments et produits de santé pour le projet.
? Il/Elle fait une sauvegarde, a minima mensuels, des toutes les données informatiques (back up)

2. Gestion des approvisionnements
? Il/Elle Elaborer les commandes en collaboration avec le coordinateur santé de la mission et pharmacien (Siège) et assurer le suivi des commandes envoyées au siège (commandes pour le projet et commandes supplémentaires ponctuelles) en collaboration avec le coordinateur logistique.
? Il/Elle Superviser la livraison et la réception des matériels et consommables médicaux ainsi que le contrôle qualité des médicaments reçus.
? Il/Elle informe les services logistique et médical en cas de non-conformité.
? Il/Elle vérifie la conformité des commandes physiques reçues par rapport aux quantités théoriques attendues et informe le coordinateur santé en cas d’incohérences.
? Il/Elle supervise la préparation, le planning de distribution et l’acheminement des besoins des cliniques mobiles et des structures de santé soutenues.
? Il/Elle participe à la préparation des donations/prêts /échanges avec le coordinateur santé.
? Il/Elle informe à l’avance et collabore avec le service logistique pour l’organisation du transport des médicaments.
? Il/Elle assure la liaison avec le ministère de la santé pour l’obtention des documents d’importation des médicaments et matériels médicaux ;
? Assurer, en collaboration avec le département logistique, les achats locaux émanant de besoins urgents, dans le respect des procédures logistiques et d’assurance qualité PUI (recommandations audit QUAMED, site de fabrication etc.).

3. Gestion des stocks
? Il/Elle contrôle la gestion du stock central de médicaments et consommables médicaux ; en particulier : les mouvements de stock tant au niveau de la base de données informatique Sagastock/excel que des mouvements physiques, l’anticipation et la gestion des périmés.
? Il/Elle réalise un inventaire physique mensuel, effectue des vérifications aléatoires. En cas d’écart entre inventaire et stock théorique, il/elle investigue et informe son supérieur hiérarchique ;
? Il/Elle est le garant d’un stockage approprié (tout particulièrement au regard des conditions de températures, humidité, lumière et salubrité), ordonné (rangement, classification, étiquetage) et sécurisé (clefs, accès) selon les procédures PUI.
? Il/Elle s’assure que les conditions de stockage sont en adéquation avec la législation nationale, en particulier pour les médicaments narcotiques et stupéfiants.
? Il/Elle contrôle la gestion des stocks des dépôts des structures de santé ;
? Il/Elle s’assure de la bonne compréhension et application des procédures et outils utilisés au niveau des structures de santé appuyées.
? Il/Elle s’assurer de la mise en quarantaine des articles périmés et/ou endommagés et s’assurer de la destruction effective de ces articles.
? Il/Elle assure la pharmacovigilance et notamment informe immédiatement de tout problème lié à la qualité d’un médicament, conformément aux procédures PUI de gestion pharmaceutique.
? Assurer l’hygiène dans les dépôts pharmaceutiques de la mission.
? Assurer de la mise en place des malles pharmaceutiques dans les locaux de PUI et du suivi mensuel de la consommation.

4. Encadrement du personnel et appui technique
? Il/Elle assure une formation et un support technique du gestionnaire de stock des gérants des dépôts de médicaments des structures de santé soutenues : gestion de stock, usage rationnel des médicaments, substitution, analyse critique des consommations des structures de santé.
? Il/Elle apporte un support technique aux gérants des dépôts de médicaments dans les structures de santé soutenues par PUI : mise en place d’outils, compagnonnage, formations ponctuelles.
? Il/Elle renforce les capacités des équipes des structures de santé sur la prescription rationnelle des médicaments afin d’assurer une utilisation efficiente des médicaments et consommables médicaux suite à concertation avec la concertation avec le coordinateur santé et le chef de projet santé.
? Il/Elle assure une veille sur la consommation des médicaments et consommable et en informe le coordinateur santé ainsi que le chef de projet santé.
? Il/Elle organise des visites de terrain pour s’assurer d’une bonne gestion des médicaments au niveau des structures sanitaires soutenues et par les cliniques mobiles fonctionnelles.

5. Reporting / réunion
? Il/Elle rédige un rapport d’activité mensuel à transmettre au coordinateur santé de la mission avant le 05 du mois suivant.
? Il/Elle participe aux réunions médicales des bases lors des déplacements sur le terrain.
? Il/Elle assure le classement des documents pharmacie et archives du projet
? Il/Elle représente PUI dans les réunions du groupe de travail pharmacie et peut être délégué pour les réunions de Clusters santé-nutrition, etc…, en cas de besoins
? Il/Elle édite et partage le back up (Sagastock) mensuel avec le coordinateur santé de la mission.
? Il/Elle tient à jour et partage le planning annuel des activités pharmacie PUI
? Il/Elle participe aux missions de monitorage du bailleur.
? II/Elle transmet hebdomadairement son planning de travail au coordinateur santé de la mission ;
? Il/Elle contribue à l’élaboration des rapports bailleurs spécifiquement pour les informations relatives aux médicaments sur la mission.
La liste des tâches décrites ci-dessus constitue le cadre général de vos fonctions. Votre profil de poste pourra être reprécisé ou modifié sur votre demande, sur demande de votre supérieur hiérarchique et après validation de l’Administration. . L’éventail des tâches que peut remplir un gestionnaire de stock est très vaste, et la bonne volonté de la personne à qui est conféré ce poste sera déterminant.

  • Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
  • Professionnalisme / sens des responsabilités
  • Disponibilité
  • Ponctualité
  • Dynamisme/Réactivité/Capacité à rester en éveil
  • Capacité à résoudre les problèmes de façon positive (« solution oriented »).
  • Débrouillardise
  • Bonne présentation
  • Aisance relationnelle
  • Grande rigueur
  • Etre souple face aux horaires de travail
  • Forte organisation

Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.

COMPOSITION DU DOSSIER
Les candidats qui souhaitent postuler doivent déposer, sous pli fermé :
– une lettre de motivation et
– un CV en français
– Le CNIB
– Copie des diplômes
– Contacts de deux personnes référence

LIEU DE DEPOT

Au Bureau de Solidarités Internationale, quartier Zogona, Rue 1370 à Ouagadougou, ou encore à l’adresse email : [email protected] au plus tard le 11 janvier 2021 à 17H00.
NB :
– Il est impératif de mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre courrier électronique « PUI – recrutement BFA » avec l’intitulé de poste auquel vous postulez. Vous devez signer une liste d’émargement lors du dépôt physique de la candidature.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.

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