AVIS DE RECRUTEMENT D'UNE (01) STAGIAIRE ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ET DE COORDINATION DE DIRECTION

Au profit d'un Gérant de plusieurs entreprises et structures

• Lieu d'affectation : Ouagadougou – Burkina Faso
• Type de contrat : Stage professionnel
• Durée : Trois (03) mois, renouvelable selon les besoins et les résultats
• Disponibilité : Immédiate souhaitée

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Dans le cadre du renforcement de l'organisation administrative, de la coordination et du suivi des activités de plusieurs entreprises et structures intervenant dans différents secteurs, un Gérant/Fondateur souhaite recruter une Stagiaire Assistante Administrative et de Coordination de Direction. Placée sous la supervision directe du Gérant, la stagiaire contribuera à l'organisation du travail quotidien, au suivi des décisions, à la gestion des agendas, à la préparation des documents administratifs et à la coordination des informations entre les différentes structures.

2. OBJECTIF DU STAGE

Appuyer le Gérant dans l'organisation administrative, la planification de ses activités, le suivi de l'exécution des décisions et la coordination quotidienne de ses différentes structures, tout en développant des compétences pratiques en gestion et en administration des entreprises.

3. PRINCIPALES MISSIONS ET ACTIVITÉS

A. Assistance à la gestion stratégique

• Participer à la préparation et au suivi des plans de travail stratégiques et opérationnels.
• Contribuer à la programmation des réunions de direction et de coordination.
• Préparer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus des réunions.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des décisions et recommandations.
• Appuyer la préparation de notes de synthèse et de rapports d'activités.
• Contribuer à l'organisation et à la centralisation des informations nécessaires à la prise de décision.

B. Gestion administrative quotidienne

• Organiser et actualiser l'agenda professionnel du Gérant.
• Programmer les rendez-vous, réunions et déplacements professionnels.
• Rédiger les courriers, notes administratives et correspondances.
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents.
• Participer à la préparation des dossiers administratifs et professionnels.
• Tenir à jour les registres et outils de suivi administratif.
• Veiller au suivi des échéances et engagements professionnels.

C. Coordination des différentes structures

• Faciliter la circulation des informations entre le Gérant et les responsables des différentes structures.
• Collecter et centraliser les rapports périodiques d'activités.
• Mettre à jour un tableau de bord consolidé des activités.
• Effectuer les relances administratives nécessaires au suivi des tâches confiées.
• Participer à l'organisation des réunions de suivi des performances.
• Signaler les retards et difficultés au Gérant pour décision.
• Contribuer à l'amélioration des outils et méthodes d'organisation.

D. Suivi des activités commerciales et opérationnelles

• Participer au suivi administratif des activités commerciales et des prestations.
• Mettre à jour les répertoires de clients, partenaires et prospects.
• Contribuer au suivi des offres commerciales, devis et propositions de services.
• Appuyer la préparation des rapports hebdomadaires et mensuels.
• Participer au suivi administratif des factures et paiements, sans responsabilité autonome sur les opérations financières.
• Contribuer à la collecte des données nécessaires au suivi des performances.

E. Communication et outils numériques

• Appuyer la gestion des correspondances électroniques professionnelles.
• Participer à la préparation des présentations PowerPoint et documents institutionnels.
• Utiliser les outils numériques pour améliorer l'organisation administrative.
• Contribuer à l'organisation des réunions en ligne et des échanges professionnels.
• Utiliser, sous supervision, les outils d'intelligence artificielle pour la rédaction, la synthèse et l'organisation documentaire, dans le respect de la confidentialité.

4. PROFIL RECHERCHÉ

Qualifications académiques :

• Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 minimum, Bac+3 constituant un atout, dans l'un des domaines suivants : Assistanat de direction ; Administration et gestion des entreprises ; Management des organisations ; Gestion administrative et commerciale ; Gestion des ressources humaines ; Secrétariat bureautique ; Ou toute autre discipline pertinente.

Expérience :

• Les débutantes sont encouragées à postuler.
• Une première expérience de stage en entreprise, secrétariat ou administration constitue un atout.
• Une connaissance de l'environnement des entreprises privées serait appréciée.

5. COMPÉTENCES TECHNIQUES SOUHAITÉES

• Bonne maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Bonne capacité de rédaction administrative en français.
• Aptitude à organiser des agendas et à gérer plusieurs tâches.
• Connaissance des outils de communication électronique.
• Capacité à élaborer des tableaux de suivi simples.
• Bonne aptitude à rechercher, classer et synthétiser des informations.
• Connaissance de base des outils d'intelligence artificielle tels que ChatGPT, Copilot ou Gemini, constituant un atout.
• Bonne expression orale et écrite en français.

6. QUALITÉS PERSONNELLES

• Rigueur, discipline et sens de l'organisation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Ponctualité et disponibilité ;
• Dynamisme et réactivité ;
• Esprit d'initiative et volonté d'apprendre ;
• Bonne capacité de communication ;
• Sens des responsabilités et de la collaboration ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multisectoriel ;
• Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.

7. RÉSULTATS ATTENDUS DU STAGE

• La mise en place d'un agenda structuré et régulièrement actualisé.
• L'organisation d'un système simple de classement et d'archivage administratif.
• La création d'un tableau de bord de suivi des activités des différentes structures.
• La production régulière de comptes rendus et de notes de suivi.
• La centralisation des informations et rapports des responsables.
• L'amélioration du suivi des tâches et décisions du Gérant.
• La préparation d'un rapport de stage présentant les activités réalisées, les compétences acquises et les propositions d'amélioration.

8. ENCADREMENT ET CONDITIONS DU STAGE

La stagiaire exercera sous l'autorité directe du Gérant, avec l'accompagnement des responsables administratifs et opérationnels des différentes structures. Un programme d'apprentissage progressif lui permettra de développer ses compétences en administration, organisation, communication professionnelle et suivi des activités. La stagiaire n'aura pas de responsabilité autonome d'engagement financier, de signature contractuelle ou de représentation officielle sans autorisation expresse du Gérant.

9. DOSSIER DE CANDIDATURE

Les candidates intéressées devront transmettre :

• Un Curriculum Vitae actualisé ;
• Une lettre de motivation adressée au Gérant

Adresse de réception des candidatures : [email protected]

Date limite de candidature : 19 Octobre 2026 à 17h00 GMT

Objet : Candidature – Stagiaire Assistante Administrative et de Coordination

10. PROCESSUS DE SÉLECTION

• Une présélection des dossiers ;
• Un entretien avec le Gérant ou son représentant.

11. PROPOSITION D'ORGANISATION DU STAGE SUR TROIS MOIS

• Mois 1 : Découverte des structures, gestion de l'agenda, classement et rédaction administrative → Agenda, répertoire documentaire et comptes rendus
• Mois 2 : Coordination, relances, centralisation des informations et suivi des tâches → Tableau de bord hebdomadaire
• Mois 3 : Suivi des plans d'action, préparation de rapports et propositions d'amélioration → Rapport consolidé et rapport de stage

NB : Le stage pourra évoluer vers un emploi d'assistante de direction, selon les résultats, les besoins des entreprises et les possibilités de recrutement. Seules les candidates présélectionnées seront contactées. La sélection sera effectuée sur la base des compétences, du potentiel d'apprentissage, de la motivation et des aptitudes professionnelles.

nonlusif